تمر عملية التخطيط بعدد من المراحل هي :
1- وضع الأهداف :
الأهداف هي الغايات التي تسعى إليها المؤسسة وتوجة جميع الوظائف الإدارية من أجل تنفيذها .
ويرتبط نوع الأهداف بعوامل أهمها :
- ارتباط الأهداف بالقيم الشخصية وطموح المستويات الإداريه الرئيسة في المؤسسة وخصوصا في المؤسسات الكبرى حيث الملكية منفصلة عن الإدارة .
- تختلف الأهداف باختلاف طبيعة النشاط الذي تمارسة الممؤسسة ( تجاري – صناعي – زراعي – خدمي .....) وحسب المجال الذي تعمل فية المؤسسة في مجال القطاع العام أو الخاص أو المؤسسات التي لاتهدف إلى الربح أوفي مجال نظم المعلومات الإدارية .
مستويات الأهداف
- الأهداف العامة :
وهي التي توضع على مستوى المؤسسة ككل .
- الأهداف الجزئية :
وهي التي توضع على مستوى الوحدات الإدارية .
يجب أن ترتبط الأهداف الجزئية مع بعضها البعض لتحقيق الأهداف العامة ’ ومن هذه الأهداف الجزئية ( التنوع في خطوط الإنتاج ’ السيطره على السوق , خلق سمعة ممتازه للمؤسسة لدى الجمهور .....) .
وعلى هذا فإن وضع الاهداف وإيصالها إلى الجهات المختلفة في المؤسسة وخارجها هو تخطيط بحد ذاته .
معايير نجاح الأهداف
لضمان نجاح الأهداف لابد أن تتوفر فيها المعايير الأتية :
- التحديد
ويجب ان تكون محدده بشكل واضح ومفهوم من قبل الجميع ( لايكون الهدف تحقيق الربح وإنما تحقيق معدل معين من الربح ) .
- الواقعية
حيث يمكن تطبيقها بالإمكانات المتاحة في المؤسسة
- العنصر الزمني
أي تحديد الفترة الزمنية اللازمة للتنفيذ وبشكل اقتصادي .
- إمكانية القياس
أي أن تكون الأهداف قابلة للقياس بحيث يمكن استخدامها كمعايير للأداء .
- الاتفاق
أي متفق عليها من جميع المسؤولين عنها .
- المسؤولية الرئيسة
وتعني تحديد المسؤول عن وضع الأهداف وتنفيذها من أجل المحاسبة .
2-دراسة أثر المتغيرات في العوامل البيئية :
يمكن أن تساعد الظروف المحيطة بالمؤسسة في إنجاز الأهداف أو تعيق هذا الانجاز , وبالتالي لابد من معرفة ظروف البيئة الداخلية والخارجية , باختصار يمكن القول إن تحليل الظروف البيئية يأخذ اتجاهين هما :
الاتجاه الأول : معرفة ظروف البيئة الداخلية للمؤسسة مثل:
- مستوى التقانة المستخدمة .
- مهارة العنصر البشري .
- الإمكانات المالية القابله للاستثمار
- طبيعة وكفاءة الجهاز الإداري في المؤسسة .
الاتجاه الثاني : معرفة البيئة الخارجية للمؤسسة مثل :
- التغيرالتقني ومستويات التقانة المتاحة
- التغير في أذواق المستهلكين ومعرفة احتياجات السوق المحلية والخارجية .
- التغير في شروط المنافسة وقدرات المنافسين .
- العادات والتقاليد السائده .
- مدى الاستقرار السياسي .
- مصادر التمويل
- التغير في مستوى مهارة العنصر البشري ومدى توفره .
إذا كان من المفيد التعرف على البيئة الحالية ’ فالأهم من ذلك التعرف على اتجاهات التغير في هذه البيئة , فلا يكفي أن نقوم برصد ظاهرة معينة ولكن لابد من التنبؤ بسلوك هذه الظاهره في المستقبل .
3-وضع الخطة
يختلف التخطيط عن الخطة
فالتخطيط هو وظيفة تقوم على مجموعة من المراحل الفكرية والذهنية الخاصة بالنشاط والتي تبدأ بالتفكير وكيفية تحقيقة والموازنة بين الظروف المستقبلية التي تساعد في تحقيقة أو تعيق ذلك .
بينما الخطة هي ناتج عملية التخطيط وتفصيل للمراحل الواجب القيام بها وتحديد الاختصاصات والمهام وتوقيت اتمام كل مرحلة من هذة المراحل للوصول إلى الهدف المنشود وقد تكون الخطة كلية على مستوى المؤسسة , أو جزئية على مستوى الوحدات الإدارية .
كيفية وضع الخطة ؟
المرحلة الأولى :
بعد تحديد الأهداف ودراسة الظروف المحيطة يتم وضع الخطة بالتعاون بين المستويات الإدارية كافة , إذ تقوم المستويات الإدارية العليا بوضع الأهداف العامة بينما المستويات الإدارية بتحويل هذه الأهداف إلى خطط تنسجم وعملها .
المرحله الثانية :
يتم فيها وضع الاستراتيجيات والسياسات الرئيسة للمؤسسة والتي تساعد في تحقيق الأهداف .
كما يتم فيها ربط الاستراتيجيات البيئية والتي تتضمن سياسة الدوله والمنافسة والتغيرات التقنية وغيرها .
4-إقرار الخطة واعتمادها
تحتاج الخطة إلأى إقرار من الإدارة العليا أو من الجهات المختصة اتبنيها واعتمادها , وهذا إجراء رسمي ضروري لتنفيذ الخطة , فلايمكن تنفيذ الخطة بدون صدور قرار بذلك , فالقرار هو الداعم الرسمي المطلوب للتنفيذ .
5-وضع برنامج تنفيذ للخطة :
يتم في هذه المرحلة إعادة جدولة الأهداف والأعمال والنشاطات التي تتضمنها الخطة , وتتم عملية الجدولة وفق معايير متعددة منها المعيار الزمني أو درجة الأهمية أو درجة الصعوبة .
ويتضمن البرنامج التنفيذي للخطة مجموعة من العناصر منها :
- الفترة الزمنية التي يجب تنفيذ الخطة خلالها .
- الأهداف التي تسعى المنظمة إلى تحقيقها خلال هذه الفتره .
- المسؤول عن تحقيق أهداف الخطة .
- الأعمال أو النشاطات الواجب تنفيذها بقصد تحقيق الأهداف .
- الموارد المالية والبشرية اللازمة لتنفيذ هذه الأعمال .
- لمده الزمنية التي يجب من خلالها تنفيذ كل من هذه الأعمال .
يجب أن يكون الإنفاق على البرنامج التنفيذي ضمن الاعتماد المحدد .
6- تنفيذ الخطة
يعني الانتقال بالخطة إلى أرض الواقع , وترجمة ما جاء في البرنامج التنفيذي من أرقام إلى واقع عملي ملموس يتمثل بأضافة سلعة أو خدمة معينة تلبي حاجات الجمهور .
وتأتي إلزامية التنفيذ من خلال مايتمتع به الرؤسائ من سلطات تنفيذية تجعلهم قادرين على التأثير في الأفراد العاملين ودفعهم للعمل بموجب القوانين النافذه في المؤسسة .
7- متابعة التنفيذ
تتم عملية المتابعة من خلال إجراء الرقابة على التنفيذ , والتي تهتم بمقارنة أرقام الخطة التقديرية مع الارقام الفعلية التي تم التوصل لها , فإذا وجد انحراف فلابد من معرفة الأسباب المؤدية لهذا الانحراف , والعمل على تعديل الخطة الحالية أو الاستفاده منها في الخطط المستقبلية .
يجب أن تسير عملية المتابعة جنبا إلى جنب مع عملية التنفيذ لكشف الانحرافات أولا بأول والعمل على تصحيحها في الوقت المناسب .