السكرتير والإجتماعات
تعريف الاجتماع
هو لقاء بين شخصين أو اكثر للوصول عن طريق التشاور والمناقشه وتبادل الخبرات في موضوع محدد للوصول إلى الرأي السديد ( الأجدى والأصوب والأفضل ) .
أهمية الأجتماعات
من خلال الاجتماعات يتم تقويم الأخطاء وتقييم الإنجازات والاستماع إلى المقترحات , وتفسح المجال أمام القيادات الإدارية للتعرف على مطالب وحاجات الأفراد العاملين وإيصال التوجيهات ووجهات النظر والأوامر إلى عناصر التنفيذ والتوجيه , وللاجتماعات أهميه كبرى على مختلف المستويات وفي مختلف الظروف والأوقات .
والاجتماعات من أهم الموضوعات التي يهتم بها السكرتير لما لها من دور كبير في الإعداد والتنظيم اللذين هما أساس نجاح أي اجتماع .
تكون الاجتماعات من حيث المبدأ على نوعين :
أ- الاجتماعات الرسميه :
تنعقد الاجتماعات الرسميه في اوقات محدده وبصفه دوريه , أو قد تنعقد بأوقات غير محدده وبصفه غير دوريه أي كلما دعت الضروره لعقدها لدراسه موضوع أو مناقشه مشكله ما مثلا : ( اجتماع مجلس الإداره )
ب- الاجتماعات غير الرسميه :
تضم الندوات الثقافيه والمحاضرات العلميه والحفلات والمناسبات والأعياد ...............الخ .
مهمات السكرتير في الاجتماعات :
للسكرتير مهام وواجبات لإعداد وتنظيم الاجتماعات من أجل تحقيق وضمان نجاح الأهداف والغايات التي تعقد من أجلها هذه الأجتماعات سواء أكانت رسميه أم غير رسميه .
وعلى السكرتير مراعاة ضرورة معرفته عند الاجتماع لـــــــــــ:
1- المعرفه الكامله بكافة مواضيع الاجتماع وجوانبه ( الشكليه والأجرائيه والفنيه ...........)
2- المعرفه الجيده باللغه السائده في الاجتماع وإجادة مهارة الاختزال حتى يتسنى له تحرير محضر الاجتماع .
وهذا مايؤكد لنا أن مسؤولية السكرتير تبدأ قبل عقد الاجتماع وتستمر أثناءه وبعد انتهائه , حيث يحتفظ السكرتير بمذكرة تبين له مواعيد الاجتماعات الدوريه التي يشترك بها مديره ويتأكد من ملائمة الوقت المحدد أو المقترح بالنسبه إلى ظروف أعضاء الاجتماع ويقوم بتحضير المعلومات والوثائق والأوراق الضروريه اللازمه لكل اجتماع .
وتكون خطوات التحضير للاجتماع كما يأتي :
دور السكرتيرقبل بدأ الاجتماع
وتتمثل مسؤولية السكرتير من خلال :
- تحديد الموعد ( المكان والزمان )
- التأكد من صلاحية قاعة الاجتماع بتوفير العدد اللازم من المقاعد وترتيبها بحسب مركز كل عضو , ووضع لوحة تحمل اسمه في المكان المخصص له .
- تحضير جدول أعمال الاجتماع طبقا لتعليمات المدير وتوجيهاته .
إرسال نسخه عن جدول الأعمال إلى كل عضو من الأعضاء المدعوين للأجتماع قبل الموعد المقرر مع رسالة الدعوة .
نموذج دعوه
يرفق مع هذه الدعوه مايأتي :
· محضر الجلسه السابقه والقرارات التي اتخذت فيها .
· جدول الاعمال
· مجموعة من الاوراق التي تدعو الضروره اطلاع الأعضاء عليها قبل بدء الاجتماع .
· الـتأكد من توفر وسائل الراحه والتهويه والتدفئه وأنارة مكان الاجتماع .
· اختيار اجهزة التسجيل ومكبرات الصوت عند الضروره .
· تأمين الأدوات الكتابيه ( والقرطاسيه )اللازمه أمام الأعضاء .
· تحضير الأوراق والملفات والإحصاءات اللازمه للاجتماع والتي سيتناولها البحث طبقا لجدول الأعمال .
· تحضير صوره عن محضر الاجتماع السابق لتلاوته على الحاضرين في بداية الجلسه .
دورالسكرتيرأثناء الاجتماع
ويتمثل دور السكرتير أثناء الاجتماع فيما يلي :
v تسجيل التفقد ( الحضور والغياب )
v تلاوة محضر الاجتماع السابق ومناقشته وأخذ الموافقه عليه .
v تسجيل وقائع الاجتماع والقرارات التي يتوصل ئغليها المجتمعون بدقه وبدون إخلال بالمعنى .
v اليقظه والانتباه إلى كل مايدور في الاجتماع .
v تذكير المدير ببعض النقاط أو المعلومات التي يسهو عنها اويحتاج إليها .
دور السكرتيربعد الاجتماع
تتحد مسؤولية السكرتير بعد ألاجتماع في :
- إعادة قاعة الاجتماع إلى وضعها الطبيعي السابق .
- التأكد من أن جميع الأوراق والمستندات الثبوتيات قد أعيدت لأصحابها .
- كتابة محاضر بالاجتماع حيث يجب على السكرتير أن يقوم فورا بكتابته لأن تفاصيل الاجتماع تكون ماثله وواضحه في ذهنه .
ومن الممكن أن يستعين أثناء كتابه المحضر بملخصات الاختزال إن كان قد قام بها أثناء الاجتماع أو يستمع لأشرطة التسجيل إن كان قد تم تسجيل مادار في هذا الاجتماع .
على ان يكون هذا المحضر دقيقا وصادقا وواضحا وشاملا لكل ماتم من نقاش وما توصل أليه الاجتماع من نتائج وقرارات .
- توزيع محضر الاجتماع على جميع الأعضاء لدراسته بعد أعتماده من مديره .
محضر الاجتماع
يتضمن محضر الاجتماع مجموعه من النقاط اهمها :
- مكان وزمان الاجتماع
- أسماء الاعضاء الحاضرين والمتغنين بعذر وبدون عذر مع بيان الجهات التي يمثلونها .
- اسم رئيس الجلسه
- إثبات صحة وشرعية الاجتماع لتوفر العدد القانوني , بحسب النظام الخاص بالمنظمه .
- نص جدول الأعمال .
- المسائل والنقاط التي بحثت أثناء الاجتماع .
نص القرارات التي اتخذت ويسطر تحتها باللون الأحمر لسهولة الانتباه إليها وأهميتها إذا أريد الرجوع إليها فقط دون قراءة المحضر بكاملة .
