5/08/2015

أهمية تخطيط الوقتThe importance of time planning

أهمية تخطيط الوقتThe importance of time planning

إن العمل بدون خطه يصبح ضربا من العبث وضياع الوقت سدى , إذ تعم الفوضى والارتجاليه ويصبح الوصول إلى الهدف بعيد المنال , وتبرز أهمية التخطيط أيضا في توقعاته للمستقبل وما قد يحمله من مفاجآت وتقلبات حيث ان الاهداف التي يراد الوصول إليها هي أهداف مستقبليه أي أن تحقيقها يتم خلال فتره زمنيه محدده قد تطول وقد تقصر , مما يفرض على الإنسان في حياته وعلى المسئول وعلى رجل الإداره عمل الافتراضات اللازمه لما قد يكون عليه هذا المستقبل وتكوين فكره عن ما سيكون عليه الوضع عند البدء في تنفيذ الأهداف وخلال مراحل التنفيذ المختلفه .
وإذا لم نعرف مانريد فلن نتمكن من وضع الخطط التي ستوصلنا إلى تحقيق الأهداف , كما يستمد تخطيط الوقت أهميته من حقيقة أساسيه هي ان المهام والأنشطه كثيره , وأن هناك أشياء لا بد من القيام بها دائما , وبالتالي يأتي الوقت المحدد لما يجب أن يعمل وما لا يعمل.

 ويمكن تلخيص أهمية تخطيط الوقت في النقاط التاليه :

1- وضوح الرؤيا وتحديد الأهداف
2- تقليل المخاطر المتوقعه , وتجنب الفرد للمفاجآت
3- تحقيق الأولويات بما يتفق مع الاحتياجات
4- السيطره على مشاكل التنفيذ من خلال التعرف على العقبات أو المشكلات المتوقعه .
5- ضمان التعرف والاستخدام الأمثل للموارد والإمكانيات المتاحه .
6- التقليل من اتخاذ القرارات الأعتباطيه والشخصيه المتسرعه .
7- توفر الأمن والراحه والرضا النفسي
8- تمكين الشخص من رؤية الصورة الإجماليه والمتكامله لوضعه
9- ما يتحقق للفرد من نتائج إيجابيه تدفعه إلى مزيد من التطور في مجال إدارة الوقت

كسب الوقت عملية سهله لا تتطلب منا إلا التخطيط الجيد , إلا ان هناك العديد من الأسباب التي تجعلنا لا نخطط لإدارة وقتنا بشكل فاعل من أبرزها مايلي :

- الاعتقاد الخاطئ بأن التخطيط خاص بالمنظمات ورجال الأعمال وليس بالأفراد .
- تعود الكثير على عدم التخطيط منذ الصغر
- عدم وجود القدوه حيث ينشأ الإنسان في بيئه لا يرى فيها من يخطط امامه أو تشجيعه على اكتساب مهارة التخطيط .
- الرغبه في التحرر من الالتزامات التي يتطلبها التخطيط
- عدم الثقه في النفس وقدرتها على التخطيط للوقت
- الافتقار إلى معرفة التخطيط ووضع الخطط
- الظن الخاطئ بأن التخطيط يحتاج إلى وقت ثمين , وهذا الوقت من الأفضل الاستفاده منه في إنجاز الأعمال والمهام في مواعيدها .
- الاعتماد على الظنون لا على الحقائق مما يلغي التخطيط وأهميته

على كل فرد أومدير في أي مستوى إداري أن يهتم بأمر التخطيط للوقت , وأن يجعل من إدارة الوقت عاده يمارسها بشكل يومي , وهذا يتطلب منه العمل وفقا للأمور التاليه :

أولا : تحديد وكتابة الأهداف , وتحديد الأولويات .
ثانيا : كتابة قائمة واضحه ومستوفيه لجميع الأنشطه والأعمال والمشاريع التي سوف يباشرها خلال الأسابيع القادمه .
ثالثا : جدولة الوقت يوميا , ووضع حدود للوقت الذي يجب أن يخصص لكل نشاط
رابعا : المهام الجديده تجدول حسب أهميتها
خامسا : التعود على عادات عمل ايجابيه كاستغلال الساعه الأولى من العمل اليومي أفضل استغلال ممكن , واتباع الإستراتيجيات التي تساعد في التخلص من مضيعات الوقت أو التخفيف من حدتها ما أمكن .