تصميم الهيكل التنظيمي Designing the Organizational Structure
يقصد بالهيكل التنظيمي البناء أو الإطار الذي يحدد الإدارات أو الأجزاء الداخلية فيها , ويتخذ شكلا هرميا ويحتوي على مستويات إدارية يعلو بعضها البعض .في قمته الإدارة العليا ثم الإدارة الوسطى وفي أدناة الإدارة المباشرة أو التنفيذية التي تشرف على المنفذين مباشرة .
ومن المعروف أنة كلما ازداد عدد العاملين كلما احتاج الأمر إلى زيادة في عدد المستويات الإدارية , وعلى ذلك فإن الهرم تتسع قاعدتة بقدر مايزداد ارتفاعة كما في الشكل التالي :
والهيكل التنظيمي يبين التقسيمات التنظيمية والوحدات التي تقوم بالأعمال والأنشطة التي يتطلبها
تحقيق أهداف المؤسسة .
كما أنة يحدد خطوط السلطة ومواقع اتخاذ وتنفيذ القرارات الإدارية .
والشكل التالي يبين نموذجا للهيكل التنظيمي لتنظيم إدارة الموارد البشرية في منظمة كبيرة الحجم :
وليس هناك هيكل مثالي صالح للتطبيق على كل المؤسسات , لأن ذلك يعتمد على أهداف المؤسسة وطبيعة عملها وظروفها المحلية , وقد بينت التجارب والدراسات الميدانية أن"
:هناك العديد من العوامل التي تؤثر على اختيار وتصميم الهيكل التنظيمي المناسب ومن هذه العوامل :
1- حجم المؤسسة :
إن من أكثر العوامل تحديدا للهيكل التنظيمي للمنظمة هو حجمها , فحين يكون الحجم صغيرا يصعب عادة القيام بتقسيم واضح ومحدد للنشاطات التي يجب القيام بها . كما أن القدرات الإنسانية المطلوبة للتعامل مع المشاكل العملية تتنوع ويصعب إسناد المهام إلى فرد متخصصص لأن التكلفة الزائدة غير مبررة , في حين أنة في حال كون المؤسسة كبيرة الحجم , تكون الأنشطة أكثر تنوعا واتساعا في مجالاتها بحيث يصبح التخصص أمرا واقعا ومبررا تزداد الحاجة فية إلى التنسيق والرقابة .2- مدة حياة المؤسسة :
تمر المؤسسة في دورة حياة شبيهة بدورة حياة الكائن الحي , تبدأ بمرحلة الولادة والنشوء ثم الطفولة فالشباب , فالنضج ثم الشيخوخة والهرم التي تستدعي إعادة التنظيم وإلا مصيرها الفناء .وهكذا فإن الزمن يلعب دورا مهما في التأثير على الهيكل التنظيمي للمؤسسة , فإذا كانت حياة المؤسسة قصيرة ومؤقتة فإن هذا يتطلب هيكلا تنظيميا بسيطا في مكوناتة وعلاقاتة , فبدلا من استثمار مجموعة كاملة من التخصصين لأداء عمل معين لفترة قصيرة يمكن أن يتم إسناد هذا العمل إلى خبراء خارجيين بعقود زمنية محدده .
يؤثر عامل الزمن على الهيكل التنظيمي في حال عمل المؤسسة لعدة ورديات , ممايؤدي إلى تعقيدة , ويستدعي وجود مشرفين لكل وردية عمل مستقلة .
كما أن زيادة عدد الورديات يؤدي إلى زيادة في تعقيد العلاقات التنظيمية وهكذا .
كذلك يؤثر الزمن في حالات الطوارئ التي تواجهها أعمال المؤسسة .
بحيث يصبح من الضروري تجاوز خطوط الاتصال التقليدية وتقليل المستويات الإدارية حتى يتمكن الهيكل التنظيمي من الاستجابة لأهمية عامل الزمن في عمل المؤسسة كماهو الحال في مؤسسة الطيران والمشافي .
3- الانتشار الجغرافي للمؤسسة :
يؤثر مكان عمل المؤسسة على نوعية الهيكل التنظيمي , فالمؤسسة التي يتوزع نشاطها ويغطي مناطق جغرافية مختلفة تتطلب هيكلا تنظيميا مختلفا عن المؤسسة التي يرتكز نشاطها في منطقة واحدة .إن مشاكل الإشراف والتنسيق تقل كلما كان هناك تقارب وتجانس بين الأنشطة , ولكن حين تتباعد هذه الأنشطة وتتنوع يصبح من الضروري تفويض السلطة للوحدات القريبة من أماكن العمل الفعلية وذلك لتوفير الفعالية لأداء هذه الوحدات .
4- درجة التخصص :
كلما كانت درجة التخصص المطلوبة في العمل محدودة كلما كان الهيكل التنظيمي بسيطا وإذا كانت درجة التخصص دقيقة وكبيرة تطلب الأمر هيكلا تنظيميا معقدا ’ كما أن المؤسسة التي تنتج سلعا متشابهة تحتاج إلى هيكل تنظيمي يختلف عن الهيكل التنظيمي لمؤسسة تنتج عددا متنوعا من السلع .5- القدرات الإنسانية :
تؤثر كمية القدرات الإنسانية ونوعيتها , والتي تحتاج إليها المؤسسة على اختيار الهيكل التنظيمي المناسب لها .فكلما كانت القدرات الإنسانية المطلوبة بسيطة من حيث الخبرة والتخصص كلما أمكن استخدام هيكل تنظيمي بسيط ينظم علاقات هذه القدرات , بينما يستدعي ازدياد نوعية القدرات الإنسانية إلى تعقيد في الهيكل التنظيمي وذلك حتى يتمكن من أني يعكس الترتيبات في علاقات السلطة والمسؤولية بين هذه القدرات المتنوعة .
6- نوعية التكنولوجيا :
تلعب التكنولوجيا دورا مهما في اختيار الهيكل التنظيمي للمؤسسة ,لأن طبيعة التكنولوجيا تحدد طبيعة العمل ووسائل تنظيمية ونوع الوظائف التي يجب تأديتها وعلاقات العمل بين هذه الوظائف وكلما أزداد تعقيد التكنولوجيا المستخدمة كلما ازداد تعقيد الهيكل التنظيمي للمؤسسة .7- تأثيرات البيئة :
إن نوعية البيئة تؤثر على الهيكل التنظيمي , فالمؤسسة التي تعمل في بيئة مستقرة يختلف هيكلها التنظيمي عن المؤسسة التي تعمل في بيئة غير مستقرة ’ وبشكل عام كلما كانت البيئة أكثر استقرارا وتجانسا كلما قل تعقيد الهيكل التنظيمي والعكس صحيح .وكلما ازداد تغير عوامل البيئة الاقتصادية والاجتماعية والثقافية كلما ازداد تعقيد الهيكل التنظيمي .
فمثلا المؤسسة التي تعمل في بيئة صناعية متغيرة يزداد هيكلها التنظيمي تعقيدا عن المؤسسة التي تعمل في بيئة أقل تصنيعا وأكثر استقرارا .