مفهوم الاتصال وأهميته وعلاقته بالسكرتارية
مفهوم الاتصال :
إن استمرار الحياة في المؤسسات وتقدمها يعتمد على أسلوب الاتصال بين اقسام إدارتها الداخليه من جهه وبين المؤسسه والبيئة المحيط هبها من جهة أخرى .
كلمة اتصال مشتقة من الكلمة اللاتينية communis وتعني المشاركة في الرأي أو الحديث أو المشورة أو اتخاذ القرار...
الاتصال او التواصل عبارة عن وصول فكرة أو كلمة أو معنى أو احساس من شخص إلى أخر , ويعتبر الإنسان أكثر قدرة على الاتصال , كونة قادر على النطق والكلام ويتمتع بحواس تمكنة من ذلك .
فأثر الكلام والترويج له أثر كبير في نقل الافكار والمشاعر والثقافات من بلده أو مؤسسه الى اخرى .
ونظرا لتدفق المعلومات وحجم المعارف الكبير كان ولابد من ايجاد وسائل معينة ومهارات اتصال لتوفير الوقت والجهد والمال أيضا والاستفادة من تجارب الآخرين باعتبار أن عملية الاتصال عملية مستمرة بين جميع البشر فالإنسان لايعيش بمفردة .
لذلك لابد للمؤسسه الحديثة من تكوين وسائل اتصالات فعاله , فهي الشرايين التي تغذي المؤسسه , وإذا ما توقفت هذه الشرايين أدت إلى فشل المؤسسه في تحقيق الأهداف المرجوه منها .
ماذا تعني عملية الاتصال ؟
تعني تبادل المعلومات والمهارات والمعتقدات والآراء بين الأفراد والمجموعات للوصول إلى تفاهم متبادل بين طرفي الاتصال .
يقول د/ إبراهيم الفقي: ' الاتصال كالوميض مهما كان الليل مظلمًا فهو يضيء أمامك الطريق دائمًا '.
أهمية الاتصال
في الواقع وعلى كل الاصعدة لا اختلافات حول أهمية الاتصال بين الافراد والمؤسسات ومن تلك الأهمية :
- تحقيق وتنمية العلاقات الاجتماعية وروح العمل الجماعي والتي من شأنها تحسيس الأفراد بأهميتهم وأدوارهم في أنجاح مشاريع وأعمال المؤسسة .
- اصبح الاتصال من الوسائل الهامة , بل من أهم الجوانب في الحياة , فهي أداة من أدوات التغيير والتطوير والتفاعل بين الافراد والمجتمعات
- كما يلعب أدوارا هامة في الجوانب الثقافية والاقتصادية , وهو الدافع الأكبر للتغيرات الهائلة في العالم , فعن طريق نقل الافكار ستكون حجم المنافسة كبيرة في جميع مجالات الحياة , وبالتالي كلما زادت وتنامت خطوات التغير والتقدم والتطور , زادت الحاجة لمزيد من المعلومات والافكار والخبرات وبالتالي لابد من أيجاد قنوات تواصل لنقلها وايصالها .
- اشباع حاجات الناس ونمو المهارات المختلفة
- العلم بالحقوق والواجبات المناطة بالفرد في المجتمع
- القدرة التامه على إنجاز الأهداف .
سواء كانت في المدرسة أو الجامعة أو المؤسسة , أصبحت مهارات الاتصال أحد المتطلبات للنمو الشخصي واالمؤسسي .
وذلك من أجل الوصول إلى الاهداف المخطط لها مسبقا .
هناك نوعين من الاتصالات في المؤسسه ( الداخلية والخارجية )ولكل منها علاقاتها الخاصة بها سنذكرها في مايلي :
أولا : الاتصالات الداخلية
- الاتصالات الداخلية والعلاقات الإنسانية :
لا شك بأن العنصر البشري يحتاج لتلبية رغباتة للتفاعل الشخصي والتعارف والمشاركة وتبادل الآراء والمشاعر والتفاهم المتبادل .
ومن ذلك نجد ان الأفراد والجماعات يحتاجون للاتصال لتلبية الحاجات الاجتماعية التي تعتبر أساسية حيث وجد الإنسان , وينتج عن هذا الاتصال بناء جو من العلاقات الإنسانية البناءة التي تلبي حاجات الفرد والجماعات في مكاتب المؤسسة.
- الاتصالات الداخلية وإنجاز المهام المكتبية :
يحتاج المكتب لإنجاز مهماته بسرعة وكفاءة عالية توفير وسائل اتصال متنوعة وفعالة وحديثة .
فوجود الهاتف في مكتب الموظف يتيح له الاتصال بباقي الموظفين بهدف إنجاز الأعمال وهذا مايوفر الوقت والجهد الذي تستغرقه المقابلات الشخصية والمجاملات .
- الاتصالات الداخلية والتفاهم المتبادل :
إن التفاهم المتبادل بين الادارةوالموظفين يتم عن طريق فتح قنوات الاتصال , وأن حل أية مشكله بين الإدارة والموظفين لايتم إلا عن طريق فتح تلك القنوات .
وكلما زاد الاتصال بين المدير والمرؤوسين أدى إلى تفهم وجهات نظر الطرف الآخر والتقريب من الاختلافات في الآراء والوصول إلى وفاق وتفاهم .
ثانيا : الاتصالات الخارجية
للأتصالات الخارجية أهمية كبيرة جدا , فالمكتب في المؤسسة لا يستطيع أن يستمر ويحقق الأهداف المنشودة بمعزل عما يدور حوله في العالم الخارجي , واستمرار نجاح المنظمة يكمن في مدى ما يستطيع مكتبها المعني أن يتفاعل مع عالمه المحيط وحصوله على المعلومات في الوقت المناسب .
أهداف الاتصال
هناك أهداف يجب أن يحققها الأتصال الداخلي ومنها :
- سهولة توصيل الأفكار والاهداف والسياسات والبرامج لأفراد المؤسسة
- سهولة التعامل وتبادل المعلومات بين الوحدات الإدارية في المؤسسة .
- بناية علاقات عمل متينة وتعزيزها .
- نقل المشاعر الوجدانية للآخرين .
- القدرة على تقليل الشائعات التي دائما ما تهدم وحدة الفريق الواحد .
- متابعة الانجازات والتطورات الناتجة .
- زيادة القدرات وتنمية المهارات لدى الافراد , وأكسابهم مزيدا من الثقة .
وهناك أهداف يجب أن يحققها الأتصال الخارجي :
- نقل الخبرات والمهارات
- تحقيق المكاسب المادية والمعنوية .
- كسب مزيدا من المؤيدين .
- الترويج والدعاية الاعلانية للمؤسسة
ولا ننسى كأمة أسلامية بأن الرسول صلى الله علية وسلم , كان يراسل قياصرة واباطرة الممالك العظمى , واستطاع أن ينشر الإسلام في كل مكان في الارض , واستطاع أن يكسب الكثير من المعارك .
ولاننسى أن الرسول أختار حسان بن ثابت شاعرا له , حيث كانت هناك تسود ثقافة الشعر واللغة العربية الفصحى وتعد إحدى وسائل الاتصال .
ولاننسى كذلك أن الله سبحانة وتعالى جعل لنا وسيلة أتصال بيننا وبينة , وهي القرآن الكريم .
السكرتير وعلاقته بتنفيذ الاتصال
للسكرتير علاقة عضويه مع تنفيذ مهمة الاتصال حيث ان السكرتير يعكس صورة حقيقية عن المؤسسة تجاه الآخرين
وتشكل قدرة السكرتير على الحديث اللبق والواضح عاملا مهما ومحققا لنجاحات المؤسسة في علاقاتها مع الآخرين , وعلى السكرتير أن يمتلك القدرة على الإصغاء الجيد لللآخرين والاستجابه عن طريق تقديم المعلومات المناسبة للأستفسارات المطروحة والتسهيلات للأعمال المراد تنفيذها كي تحقق المنظمة وعملاؤها الأهداف المنشودة, وهذا يعني أن السكرتارية لها دور بارز في عملية الاتصال .
