أقسام الرسائل
للرسالة أقسام عديدة يمكن توضيحها كالآتي :
1- اسم المرسل وعنوانة ) أسم المنظمة وعنوانها ) .
ويدون تحت العنوان : أسم المرسل- فعاليتة – مكان وجودة – صندوق البريد – رقم
الفاكس .
2- رقم السجل التجاري ( في حالة الرسالة التجارية )
ويعتبر توثيقا قانونيا للتاجر ومصدرا للمعلومات .
3- الموضوع
ويتضمن الأفكار والمعلومات والرغبات التي يريد إيصالها المرسل إلى المرسل
إليه , ويراعى عند كتابة الموضوع اتباع الملاحظات المرغوبة في صياغة الموضوع .
4- التاريخ
ويتضمن تاريخ إرسال الرسالة ويفضل أن يكون بالأحرف وغالبا يكون على الجهة
اليمنى من الرسالة .
5- رقم الرسائل
وهو يشير إلى رقم الرسالة في دفتر الرسائل .
6- اسم المرسل إلية وعنوانة :
يكتب على الجهة اليمنى من غلاف الرسالة وينسق كالآتي
اسم الدولة – اسم المدينة- اسم المنطقة .
الشارع – المبنى ورقمة – رقم صندوق البريد إن وجد .
7- التحية الافتتاحية
لعل أشهر ما يستخدم في التحية الافتتاحية هي كلمة عزيزي مع لقب السيد أو
السيدة.
8- موضوع الافتتاحية
يستخدم سطر الموضوع لوصف الغاية من كتابة الرسالة , واستخدام الموضوع ليس
حتميا في المراسلات التجارية , لكن يفضل استخدامة بشكل خاص مع الجهات التي تتلقى
عددا كبيرا من الرسائل .
9- التحية الختامية
يستخدم عادة كتحية ختامية كلمة المخلص ويفضل وضعها بعد سطرين من آخر سطر من
الرسالة .
10- توقيع الرسالة
يتم التوقيع من قبل المرسل أو الشخص المفوض رسميا عن الجهة المرسلة .
تصميم الرسالة وصياغتها
بما أن الغاية من الرسالة هي إطلاع المرسل إلية على معلومات أو طرح أسئلة
علية أو أي استفسارات , فيجب عند إعداد الرسالة توفر بعض الصفات في مرسل الرسالة,
نذكر منها تمكنة من اللغه لإيصال أفكاره ورغباتة بوضوح لا يقبل الشك , حيث يجب
الابتعاد عن استعمال الكلمات الغريبة واستخدام الكلمات المعاصرة وتشكيل الكلمات
التي تحتاج للتشكيل واستخدام علامات الترقيم ما أمكن .
وعند صياغة الرسالة مهما كان نوعها لا بد من مراعاة مجموعة من المواصفات
تتحلى بــــ :
§ أن يرسم السكرتير في مخيلتة صورة للرسالة التي يود إرسالها والأسئلة
التي يريد طرحها , ثم يصيغ رسالتة متوقعا ردود فعل المرسل إلية .
§ أن تكون الرسالة واضحة ,خالية من الغموض , تركز على الأمور الأكثر
أهمية , لبلوغ فهم الطرف المرسل إلية .
§ يجب تقسيم الرسالة إلى فقرات , كل واحدة منها تعالج موضوعا محددا
.
§ أن تذكر في الرسالة النقاط بالترتيب وتبويب بأسلوب منسق ومترابط
.
§ أن تخلو الرسالة من الأخطاء الإملائية والنحوية .
§ على السكرتير ومنشئ الرسالة أن يحرصا على الاختصار ( الاختزال )
والحبكة الجيدة والدقة .