أقسام الرسائلMessages sections

    أقسام الرسائل

    للرسالة أقسام عديدة يمكن توضيحها كالآتي :

    1- اسم المرسل وعنوانة )  أسم المنظمة وعنوانها ) .

    ويدون تحت العنوان : أسم المرسل- فعاليتة – مكان وجودة – صندوق البريد – رقم الفاكس .

    2- رقم السجل التجاري ( في حالة الرسالة التجارية )

    ويعتبر توثيقا قانونيا للتاجر ومصدرا للمعلومات .

    3- الموضوع

    ويتضمن الأفكار والمعلومات والرغبات التي يريد إيصالها المرسل إلى المرسل إليه , ويراعى عند كتابة الموضوع اتباع الملاحظات المرغوبة في صياغة الموضوع .

    4- التاريخ

    ويتضمن تاريخ إرسال الرسالة ويفضل أن يكون بالأحرف وغالبا يكون على الجهة اليمنى من الرسالة .

    5- رقم الرسائل

    وهو يشير إلى رقم الرسالة في دفتر الرسائل .

    6- اسم المرسل إلية وعنوانة :

    يكتب على الجهة اليمنى من غلاف الرسالة وينسق كالآتي
    اسم الدولة – اسم المدينة- اسم المنطقة .
    الشارع – المبنى ورقمة – رقم صندوق البريد إن وجد .

    7- التحية الافتتاحية

    لعل أشهر ما يستخدم في التحية الافتتاحية هي كلمة عزيزي مع لقب السيد أو السيدة.

    8- موضوع الافتتاحية

    يستخدم سطر الموضوع لوصف الغاية من كتابة الرسالة , واستخدام الموضوع ليس حتميا في المراسلات التجارية , لكن يفضل استخدامة بشكل خاص مع الجهات التي تتلقى عددا كبيرا من الرسائل .

    9- التحية الختامية

    يستخدم عادة كتحية ختامية كلمة المخلص ويفضل وضعها بعد سطرين من آخر سطر من الرسالة .

    10- توقيع الرسالة

    يتم التوقيع من قبل المرسل أو الشخص المفوض رسميا عن الجهة المرسلة .

    تصميم الرسالة وصياغتها

    بما أن الغاية من الرسالة هي إطلاع المرسل إلية على معلومات أو طرح أسئلة علية أو أي استفسارات , فيجب عند إعداد الرسالة توفر بعض الصفات في مرسل الرسالة, نذكر منها تمكنة من اللغه لإيصال أفكاره ورغباتة بوضوح لا يقبل الشك , حيث يجب الابتعاد عن استعمال الكلمات الغريبة واستخدام الكلمات المعاصرة وتشكيل الكلمات التي تحتاج للتشكيل واستخدام علامات الترقيم ما أمكن .
    وعند صياغة الرسالة مهما كان نوعها لا بد من مراعاة مجموعة من المواصفات تتحلى بــــ :
    § أن يرسم السكرتير في مخيلتة صورة للرسالة التي يود إرسالها والأسئلة التي يريد طرحها , ثم يصيغ رسالتة متوقعا ردود فعل المرسل إلية .
    § أن تكون الرسالة واضحة ,خالية من الغموض , تركز على الأمور الأكثر أهمية , لبلوغ فهم الطرف المرسل إلية .
    § يجب تقسيم الرسالة إلى فقرات , كل واحدة منها تعالج موضوعا محددا .
    § أن تذكر في الرسالة النقاط بالترتيب وتبويب بأسلوب منسق ومترابط .
    § أن تخلو الرسالة من الأخطاء الإملائية والنحوية .
    § على السكرتير ومنشئ الرسالة أن يحرصا على الاختصار ( الاختزال ) والحبكة الجيدة والدقة .
    شارك المقال

    قد يهمك أيضا :