1/30/2015

أقسام الرسائلMessages sections

أقسام الرسائل

للرسالة أقسام عديدة يمكن توضيحها كالآتي :

1- اسم المرسل وعنوانة )  أسم المنظمة وعنوانها ) .

ويدون تحت العنوان : أسم المرسل- فعاليتة – مكان وجودة – صندوق البريد – رقم الفاكس .

2- رقم السجل التجاري ( في حالة الرسالة التجارية )

ويعتبر توثيقا قانونيا للتاجر ومصدرا للمعلومات .

3- الموضوع

ويتضمن الأفكار والمعلومات والرغبات التي يريد إيصالها المرسل إلى المرسل إليه , ويراعى عند كتابة الموضوع اتباع الملاحظات المرغوبة في صياغة الموضوع .

4- التاريخ

ويتضمن تاريخ إرسال الرسالة ويفضل أن يكون بالأحرف وغالبا يكون على الجهة اليمنى من الرسالة .

5- رقم الرسائل

وهو يشير إلى رقم الرسالة في دفتر الرسائل .

6- اسم المرسل إلية وعنوانة :

يكتب على الجهة اليمنى من غلاف الرسالة وينسق كالآتي
اسم الدولة – اسم المدينة- اسم المنطقة .
الشارع – المبنى ورقمة – رقم صندوق البريد إن وجد .

7- التحية الافتتاحية

لعل أشهر ما يستخدم في التحية الافتتاحية هي كلمة عزيزي مع لقب السيد أو السيدة.

8- موضوع الافتتاحية

يستخدم سطر الموضوع لوصف الغاية من كتابة الرسالة , واستخدام الموضوع ليس حتميا في المراسلات التجارية , لكن يفضل استخدامة بشكل خاص مع الجهات التي تتلقى عددا كبيرا من الرسائل .

9- التحية الختامية

يستخدم عادة كتحية ختامية كلمة المخلص ويفضل وضعها بعد سطرين من آخر سطر من الرسالة .

10- توقيع الرسالة

يتم التوقيع من قبل المرسل أو الشخص المفوض رسميا عن الجهة المرسلة .

تصميم الرسالة وصياغتها

بما أن الغاية من الرسالة هي إطلاع المرسل إلية على معلومات أو طرح أسئلة علية أو أي استفسارات , فيجب عند إعداد الرسالة توفر بعض الصفات في مرسل الرسالة, نذكر منها تمكنة من اللغه لإيصال أفكاره ورغباتة بوضوح لا يقبل الشك , حيث يجب الابتعاد عن استعمال الكلمات الغريبة واستخدام الكلمات المعاصرة وتشكيل الكلمات التي تحتاج للتشكيل واستخدام علامات الترقيم ما أمكن .
وعند صياغة الرسالة مهما كان نوعها لا بد من مراعاة مجموعة من المواصفات تتحلى بــــ :
§ أن يرسم السكرتير في مخيلتة صورة للرسالة التي يود إرسالها والأسئلة التي يريد طرحها , ثم يصيغ رسالتة متوقعا ردود فعل المرسل إلية .
§ أن تكون الرسالة واضحة ,خالية من الغموض , تركز على الأمور الأكثر أهمية , لبلوغ فهم الطرف المرسل إلية .
§ يجب تقسيم الرسالة إلى فقرات , كل واحدة منها تعالج موضوعا محددا .
§ أن تذكر في الرسالة النقاط بالترتيب وتبويب بأسلوب منسق ومترابط .
§ أن تخلو الرسالة من الأخطاء الإملائية والنحوية .
§ على السكرتير ومنشئ الرسالة أن يحرصا على الاختصار ( الاختزال ) والحبكة الجيدة والدقة .