تنفيذ المراسلات التجارية والإدارية
مغلفات الرسائل
إن تنسيق مغلفات الرسائل لايقل أهمية عن تنسيق الرسالة ذاتها وتتجلى هذه
الأهمية فيما يأتي :
- الحرص على سرية الرسالة
- الحفاظ على مرفقات الرسالة من التلف والضياع
- إشعار المرسل إلية بالأهمية والاحترام
وعند تنسيق مغلفات الرسائل لابد من مراعاة الشروط الآتية :
- تناسب حجم المغلف مع حجم الرسالة
- كتابة اسم المرسل وعنوانة في مكان ظاهر على المغلف بخط
واضح
- كتابة اسم المرسل إلية وعنوانة في مكان ظاهر على المغلف بخط واضح
.
- مراعاة تعليمات المؤسسة العامة للبريد في إلصاق الطوابع البريدية في
المكان المحدد على المغلف .
تنفيذ المراسلات
يمكن تنفيذ المراسلات التجارية والإدارية المتبادلة وفق أنواعها
المتعددة كالآتي :
· رسائل الاستعلام
وهي خطاب موجة من تاجر يرغب بشراء بضاعة من تاجر آخر يستعلم فية عن ( الأسعار
, النماذج , شروط الدفع , التسليم ....) .
إن هذا النوع من الرسائل لايلزم مرسلها بالشراء لأن الرسالة لايذكرفيها أي
تعهد بالشراء .
· رسالة الرد على الاستعلام
وهي جواب لرسالة الاستعلام يخاطب بها البائع الجهة التي استعلمت منة مبينا
لها ( الأسعار , النماذج , شروط الدفع , التسليم ....)وعلية توخي الدقة في بيانات
ووثائق الجواب لأنها ستلزمة بما يرد فيها تجاه المشتري وهي تعتبر الإيجاب في عملية
العقد .
· رسالة الطلب
وهي خطاب موجة من المشتري إلى البائع يتضمن طلب البضاعة التي وردت في رسالة
الرد على الاستعلام وفق الشروط المحددة بالدفع والتسليم .
ولهذا النوع من الرسائل أهمية كونها الطرف الثاني في العقد وهو القبول ,
ولهذا السبب يجب العناية القانونية عند تحريرها باختيار الألفاظ التي تتضمنها
وتتكون مما يأتي :
ü إشارة لرسالة التسعير
ü تحديد كمية البضاعة المطلوبة من كل صنف مع ذكر النموذج والقياس منعا
للبس
ü تحديد شروط الدفع مع الإشارة إلى الحسم إن وجد
ü شروط التسليم من حيث ( كيفية الإرسال – الأخطار المؤمن ضدها –
المبلغ المؤمن علية ....) .
· رسالة تنفيذ الطلب
عند وصول رسالة الطلب يتم تجهيز البضاعة والقيام بالإجراءات الضرورية
لإرسالها ثم يرسل البائع خطابا للمشتري مع كل المستندات المطلوبة ويخبرة بأن
البضاعة قد شحنت .
وتتضمن رسالة تنفيذ الطلب ما يلى :
1. الشكر على الثقة .
2. تاريخ شحن البضاعة لكي يجهز المشتري لاستقبالها .
3. كمية البضاعة وعدد الصناديق أو الحاويات الموجودة فيها مع ذكر
العلامات الخاصة بها ( الماركة) .
4. المرافقات للبضاعة ( الفاتورة – وثيقة الشحن – وثيقة التأمين
...).
· رسائل العرض
هي رسائل من البائع للمشتري يعرض فيها علية بضاعة جديدة ذاكرا ميزاتها
ومواصفاتها الفنية والتسهيلات الممنوحة , أو حث المشتري على شراء سلع سبق أن
اشتراها بعروض مشجعة ومغرية كتخفيض السعر أو رفع نسبة الحسم أو الدفع بالتقسيط أو
تسليم البضاعة مبكرا , ويجب أن يتوافر في هذا النوع من الرسائل ما يأتي :
1) إقناع المشتري بالشراء وذلك بعد ذكر الجودة والكفالة والسعر
المناسب وتقديم خدمة الصيانة والإصلاح .
2) أن يكون الرسالة مثيرة ولبقة وجذابة ومقنعة
· رسائل الشكوى
تستخدم هذه الرسائل في حالات حصول مفاجآت غير سارة أثناء التعامل وترسل في
الحالات التالية :
v تلف البضاعة المرسلة
v تأخر وصول البضاعة عن موعدها المحدد .
v اختلاف مواصفات البضاعة المرسلة عن المواصفات المتفق عليها (
الكميةوالنوع )
v تأخر وصول مستندات الشحن
v التأخر في تسديد المستحقات .
· رسائل الاعتذار وعرض التعويض
على التاجر عند ورود أي رسالة شكوى أن يسعى لتصحيح الخطأ موضوع الرسالة .
وعلية توجية اهتمام عال بموضوع هذه الرسالة .
ويجب أن تشتمل رسائل الاعتذار على ما يأتي :
ü إبداء الأسف والاعتذار للمتضرر .
ü الاعتراف بالخطأ في حال صحة الشكوى
ü اتضاح الأمر وعرض التعويض عن الخسارة
ü التعهد بعدم تكرار الخطأ في المستقبل .
ويهدف كل هذا إلى إزالة الخلاف والغموض وعودة التعامل إلى المجرى الطبيعي
والسليم .
خصائص الرسالة الناجحة
الرسالة الناجحة هي التي تستطيع نقل أفكار ورغبات المرسل إلى المرسل
إلية بدقة ووضوح وإيجاز وبتعابير مهذبة ولطيفة .
وتتجلى خصائص الرسالة الناجحة بــــ :
§ الدقة والوضوح
أي أن تعبر الرسالة عن رغبات وأفكار المرسل تعبيرا دقيقا بحيث تجعل المرسل
إلية , وكأنة يسمعها من المرسل وهذا يتم من خلال وضوح فكرة الرسالة باستخدام
التعابير المفهومة التي لا تحتمل أكثر من تفسير , وعلى المرسل أن يكون دقيقا في
اختيار كلمات الرسالة من الناحية القانونية لأن الرسالة التجارية أشبة ما تكون
بالعقد لا حتوائها على شروط وأسعار يعتبر مرسلها مسؤولا عن محتواها عند إبرازها
أمام القضاء في حال المنازعات .
§ الإيجاز
ويعني اقتصار الرسالة على الكلمات التي تؤدي المعنى وتوضح المقصود دون زيادة
وتطويل العبارات والجمل والمرسل الكفء هو من يستطيع أن يوصل أفكارة ووجهة نظرة بأقل
عدد ممكن من الكلمات .
وهذا لايعني أن تأتي الرسالة مبتورة أو ناقصة بل تؤدي المعنى بأقل الكلمات
.
§ المجاملة
وتعني إنشاء علاقات ودية والاهتمام بمشاعر الآخرين وحسن معاملتهم ويقتضي
ذلك استعمال ألفاظ مهذبة والابتعاد عن عبارات التعالي ولهجة الأمر واستبدالها
بصيغة الاستفهام والتمني ومخاطبة المرسل إلية بذكر أحب الأسماء أو الألقاب له وذلك
لكسب ثقتة ومحبتة
§ النظافة والترتيب
يقصد بالنظافة خلو الرسالة من البقع والحك والشطب والتصحيح وكل مايعيب
الرسالة .
ويعني الترتيب عرض موضوع الرسالة بشكل يسهل فهم الغرض منها .
فالرسالة النظيفة المرتبة تظهر الذوق الرفيع للمرسل وتخلق انطباعا جيدا عنه
لدى المرسل إلية . وغالبا ما تأخذ الرسالة أهميتها من أهمية مرسلها .
§ الشمولية أو الكمال
تعني احتوائها على كل ما يريده المرسل لتحقيق هدفها .