1/17/2015

المراسلات التجارية والإدارية

المراسلات التجارية والإدارية

تشكل المراسلات التجارية والإدارية واحدا من أهم عومل قوةالمنظمة , وتقع مسؤولية كتابة وإخراج هذه المراسلات بأبهى صورة على عاتق الموظف المسؤول وبمشاركة إشرافية من قبل السكرتير .

لم يتغير على مر السنين شكل المراسلات والمذكرات الكتابية لكن دخول الحاسب أدى إلى أمكانية تخصيص وتنسيق هذه الرسائل وطباعة العناوين على المغلفات واكتشاف الأخطاء الإملائية والنحوية , مما أدى إلى تطور عملية المراسلات بمجملها وازدياد فعاليتها وسرعتها.
ولا يمكننا أن ننسى الدور الكبير الذي لعبتة شبكة الإنترنت والبريد الإلكتروني في زيادة الإنتاجية وتقليل النفقات .

أنواع الرسائل


يمكن تقسيم الرسائل إلى ثلاثة أنواع رئيسة هي :

1- الرسائل الشخصية :

هي الرسائل المتبادلة بين الأفراد ( أقارب أو أصدقاء ) للتعبير عن التواصل والود والمشاركة في الأفراح والأحزان , وتنطوي على دفء عاطفي وتصاغ بأسلوب بسيط ومحبب بأنماط وأشكال مختلفة وهي أنواع كثيرة بحسب المناسبات التي ترسل من أجلها وأهم أنواعها :
- رسائل التهنئة والاطمئنان .
- رسائل الإخبار لنبأ جديد .
- رسائل التعزية
- رسائل الحب
-  رسائل الدعوة
- رسائل الشكر
- رسائل الاعتذار وطلب المسامحة .

2- الرسائل الإدارية والحكومية :

إن تحقيق مصالح ( وزارات , منظمة ’ ومؤسسات ....) وكذلك مصالح الأفراد غالبا ما تحتاج إلى الاتصالات والمشاورات بين تلك الأطراف والتي قد تتم عن طريق الرسائل المتبادلة .
ومن هنا نستطيع تعريف الرسائل الإدارية والحكومية بأنها )  هي كل الأعمال الكتابية التي تقوم بها منظمات ومؤسسات الدولة وإدارتها كل حسب اختصاصة بغية الاتصال والتنسيق والتفاعل الإيجابي بين أطراف الاتصال في القطاعين العام والخاص والمشترك والمؤسسات الشعبية والنقابات المهنية والأفراد داخل وخارج سورية لضمان مصالح الدولة ) .
ويمكن تقسيم الرسائل الإدارية والحكومية إلى :
- الكتب الرسمية
- البلاغات
- التعاميم
- التقارير
- الأوامر الإدارية
- القرارات الإدارية
- القوانين
- المراسيم

3- الرسائل التجارية :

هي الرسائل المتعلقة بأمور تجارية خالصة يرسلها التاجر لعملائه وموردية وكل من تربطة بهم علاقة تجارية كالمصارف وشركات التأمين والشحن لمساعدتة على القيام بأعماله التجارية على أفضل وجة .
ويمكن تصنيف الرسائل التجارية ضمن مجموعات وفقا للموضوع الذي تعالجة كما في الشكل :

أهمية الرسالة وأقسامها

تعتبر عملية إنشاء المراسلات وصياغتها من الأعمال الأساسية والهامة للسكرتير ولهذه العملية أصول ومبادئ علمية وفنية يجب التقيد بها عند إنشاء الرسالة وعلى السكرتير أن يكون قادرا على إعداد الرسالة التي تملي علية وعلى كتابة وصياغة الرسالة من خلال ملاحظات قليلة يدونها له مديرة .
إذا ما الرسالة ؟..... ومادورها ؟

الرسالة :

هي وسيلة أو أداة لتبادل الأفكار  أو المعلومات أو الرغبات وهي حديث مكتوب بين شخصين طبيعيين أو أعتباريين قد يصعب تلاقيهما لبعد المسافة بينهما , يعبر فيها الأول عن رغباته وطلباته أو يرد فيها على طلبات ورغبات الشخص الآخر .
ومن خلال ذلك يمكن تحديد دور الرسالة كما يأتي :
- إنها تقوم مقام المقابلة الشخصية .
- إمكانية الاحتفاظ بالرسالة كوثيقة إثبات في حال المنازعات .
- وسيلة لتوفير نفقات السفر والانتقال .
- وسيلة لإنشاء علاقات جديدة .
- تعتبر الرسالة وخاصة التجارية مستندا محاسبيا .

مواضيع ذات صلة
تنفيذ المراسلات التجارية والإدارية