12/03/2014

معوقات ومقومات الإتصال

هناك  العديد  من المعوقات التي يمكن أن تعوق عملية الاتصال ويمكن إجمالها فيما يلي:

أ-المعوقات البشرية :

  وهي المعوقات التي ترافق العنصر البشري سواء المرسل أو المستقبل وهذه المعوقات تتعدد وتتنوع باختلاف ثقافات الأفراد ومستوياتهم  العلمية ومراكزهم الوظيفية وسنوات أعمارهم وإفرازات المجتمع المحيط بهم، كما يدخل ضمن ذلك ما يتعلق باللغة ووضوحها من عدمه ، وكذلك مدى التعاون بين الأفراد ونوعية العلاقة التي تربطهم ببعض وغير ذلك.

ب- المعوقات التنظيمية :

ويقصد بذلك عدم وجود هيكل إداري محدد بحيث يتم تحديد مراكز وخطوط السلطات الرسمية في المؤسسة , وبالتالي تنجم  أتصالات غير رسمية غير واضحة الاهداف وغير مخطط لها .
كما أن التخصص يعد من أهم مقومات التنظيم فبعدم تواجد التخصصات ستجد التدخلات ويصعب بذلك التفاهم بين مختلف العاملين و المتخصصين , وسيحدث هناك تباين كبير بين الجماعات المختلفة , وسيكون نوع من الترهل وعدم الانضباط وعدم القدرة على التخطيط  التقييم وبالتالي عدم استقرار منظومة الاتصال بالمؤسسة .
وهنا أهم عناصر المعوقات التنظيمية 
- حجم المنظمة : فالمنظمة كبيرة الحجم تتطلب نظاما كفؤا من الاتصال .
• العمر الزمني  للمنظمة: حيث إن المنظمة الحديثة النشأة ربما لم  يكتمل بها وضوح نظام الاتصال بخلاف المنظمة التي ي لها فترة طويلة منذ إنشائها.
• تنوع أعمال المنظمة: فالمنظمة التي تعمل في  نشاط واحد محدد  في  غالب الأمر يكون نظام الاتصال
فيها أكثر كفاءة من المنظمة المتعددة الأنشطة.
• مدى تعقد  أنشطة المنظمة والعلاقات التي تربط أجزاء التنظيم ببعضه البعض.
• أسلوب القيادة وطريقة التعامل مع الآخرين.
• مدى سلامة البناء التنظيمي وعدم التداخل والتضارب في الاختصاصات بين أجزائه.

ج- المعوقات الجغرافية : 

    وتعني مدى قرب أو بعد أطراف وعناصر الاتصال من بعضهم البعض وما يترتب  على فارق التوقيت الزمني لكل  منطقة من تأثير على عملية الاتصال، فالمعروف أن المنظمة تتعامل مع عدد من المنظمات أو فروعها في مناطق متعددة وقد تكون وسائل الاتصالات والمواصلات غير متيسرة في بعض تلك المناطق مما يجعل المنظمة تعتمد على نوع دون آخر من أساليب الاتصال.

د- المعوقات البيئية الداخلية و الخارجي: 

    فالمنظمة في حركة دائمة ومستمرة وتحيط بها عوامل داخلية متعددة تتمثل في  الأفراد والإمكانيات المتاحة والأنشطة وعدد الإدارات بالمنظمة وسياسة الإدارة وغير ذلك من الظروف الداخلية المختلفة والتي تعمل معا، كما أن الظروف الخارجية التي تحيط بالمنظمة كالقيود الحكومية أو التطور التقني وغيرها يمكن التنبؤ به وبعضها قد لا يمكن التنبؤ به، كل ذلك بلا شك يؤثر على عملية الاتصال سلبا أو إيجابا.
والجدير بالذكر أن البيئة يوجد فيها المرسل والمستقبل والرسالة , فلا شك من وجود مشاكل وعوامل موجودة في المجتمع تؤثر سلبا على عملية الاتصال كما تؤثر إيجابا ,  ومن ذلك اللغات في عاملي المؤسسة الواحدة , وقدرتهم على استخراج معنى الكلمات , ويضاف إلى ذلك أدوات الاتصالات ومدى مناسبتها وكفاءتها  , وكذلك مدى مناسبة الرسالة للوقت  والمكان .
كما أن التفاهم والتعاون والانسجام  بين الأفراد في المؤسسة يحدد اسلوب الاتصال ومدى فاعليته
مقومات الاتصال الناجح
يتطلب الحصول على اتصالات فعاله مراعاة عدة جوانب هامة وهي كالتالي :
-      الليب بالإشارة يفهم  , فقد تكون الرساله إشارة  , كقصه أو مثل بدل ألاف الكلمات
-      البعد عن التفاصيل الغير مهمة والمبالغ فيها .
-       قبل البدء في الاتصال ؟ أسأل نفسك :
ماالهدف من  الاتصال  ؟ إن كان الاتصال مطلوب وإلا أتركه .
-          قدرة المتصل على إيصال الرسالة الواضحة ,والمضمون الممتاز للرسالة ,  و يجب أن يكون هناك تخصص محدد ومجال محدد للمرسل .
-      مراعاة القدرة الاستيعابية للمستقبل
-      أهمية الرسالة للمستقبل وإيمان المرسل بجديتها وأهميتها .
-       التأكد من وصول الرساله للمستقبل كما يراد لها والتأكد من أن المستقبل أعجب بها من خلال ردة الفعل تجاهها .
-      التركيز في الرسالة على الحقائق المهمة والمعلومات الجديدة , وشرحها وتبسيطها والتعريف بالمبهم منها .
-      ملائمة وسائل الاتصال للمستقبل وحداثتها والقدرة على التعامل معها  .