أساليب الإتصالات

أسلوب الاتصال يعني الكيفية  أو الطريقة التي يتم بواسطتها الاتصال ويمكن أجمال تلك الاساليب فيما يلي : 

   وهو أكثر أنواع الاتصال شيوعا وأكثرها فعالية وإيجابية ويعتقد الباحثون أن هذا النوع من الاتصال تتراوح نسبته بين 75 الى 90 %  من مجموع الاتصالات اليومية ويتم الاتصال الشفوي بأحد أسلوبين هما :

 ويقصد به الاتصال الذي يتم مباشرة بين الأفراد دون الاستعانة بأداة من الأدوات التي تسهل عملية الاتصال مثل التليفون.، ويتيح  هذا الشكل من الاتصال فرصة كبيرة لتبادل المعلومات بين المرسل والمستقبل كما يساهم بدور فاعل في حل الخلافات أو سوء الفهم في الحال، كما أنه يعمل على شعور العاملين بالانتماء للمنظمة التي يعملون فيها ويؤدي إلى تعزيز العلاقات الإنسانية بها وفي هذا النوع يتم تبادل المعلومات والأفكار بسرعة ويسر مما يوفر الكثير من الوقت والجهد والمال ومن صور الاتصال الشفوي المباشر ما يلي:

أ-   إصدار الأوامر والتعليمات: ويقصد بالأمر ما    يجب على الموظف القيام به من عمل، أما التعليمات فتعني قدرا أكبر من التوضيح المفصل لتنفيذ العمل، والأوامر والتعليمات الشفوية المباشرة التي يمارسها القائد تكون أكثر استجابة لدى الرؤوس عندما تأتى في شكل طلب مهذب من القائد إلى المرؤوس يبدي فيها القائد رغبته في إنجاز عمل ما من الموظف.

ب- المقابلات: لا يقصد بالمقابلة ما يتم أحيانا من مقابلات اجتماعية بين الأفراد في محيط العمل وإنما المقابلة عبارة محادثة جادة تقوم على الأخذ والرد بين طرف وآخر وتسعى إلى تحقيق هدف معين،

والمقابلة لا تقتصر على الكلمة المنطوقة بل تشمل أيضأ تبادل المعاني التي تنقلها نبرات الصوت وتعبيرات الوجه والنظرات والإشارات والإيماءات، والمقابلة الجيدة يجب أن يخطط لها من حيث المكان والزمان وأطراف المقابلة، وتعتبر المقابلة في غاية الأهمية فهي في كثير من الأحيان تكشف، بعض المعلومات المتعلقة بالفرد كميوله ورغباته ومشاكله والتي يكون معرفتها بواسطة المقابلة أيسر من أي أسلوب آخر، كما أن المقابلة في كثير من الأحيان ترفع الروح المعنوية للأفراد العاملين، وتستخدم المقابلة في صور شتى منها: مقابلة التوظيف فعندما ترغب المنظمة في تعيين بعض العاملين لديها فقد تجري لهم بعض المقابلات للتأكد من صلاحيتهم للوظيفة وكلما كانت الوظيفة هامة كلما تأكد إجراء المقابلة لن سيشغلها، ومنها مقابلة التدريب حيث في كثير من الاحيان يتقابل المدرب مع مع المتدربين لشرح البرنامج التدريبي المزمع عقده وأهدافه وتقييمه ، ومنها مقابلة النقل أو  الترقية  أجل تعريف الفرد المنقول أو المرقى للوظيفة بمهام وواجبات وظيفته الجديدة وتوقعات الإدارة منه فيها، ومنها مقابلة التقييم والتي يراد بها الوقوف على نواحي القوة والضعف لدى الموظف في  وظيفته، ومنها المقابلة الخاصة بالنظر في الشكاوى  المقدمة من الموظف أو عليه للتأكد من ذلك وسماع الأقوال بشأنها، ومنها المقابلة الهادفة  إلى تحليل الوظائف ففي بعض الأحيان يقوم المسؤول بمقابلة بعض العاملين لمعرفة المهام والواجبات الفعلية التي يقومون بتأديتها هفي الممل. والمقابلة قد تكون مقابلة مقيدة بمعنى أن هناك أسئلة محددة يتطلب من الفرد الإجابة عليها دون الخوض في جوانب ليس لها علاقة بموضوع المقابلة وقد تكون المقابلة مفتوحة بحيث يترك للفرد حرية التحدث  في الموضوعات التي يريدها هو، ويتوقف اختيار أي نوع من هذين النوعين من المقابلة على  لهدف  من المقابلة نفسها.

ت-  الاجتماعات:

   وهي عبارة عن اللقاءات  التي تتم بين الأفراد لتبادل الأفكار والآراء والمعلومات بهدف تحقيق التفاهم والانسجام بين المجموعة وقد يكون الاجتماع في شكل مؤتمر أو برنامج تدريبي أو لمناقشة مشاكل عملية أو بغرض اتخاذ قرارات تطويرية أو من أجل التنسيق بين مجموعات العمل وما إلى ذلك. واذا كانت الاجتماعات تعتبر غاية في الأهمية وتحقق بعض المزايا حيث تتنوع الأفكار ووجهات النظر بشأن الموضوع الواحد بالإضافة إلى التوصل إلى قرارات أقرب إلى الصحة بفعل تمدد وجهات النظر ( وإن كان في بعض الأحيان يصعب تحقيق هذه الخاصية الأمر الذي يضطر المجتمعون للتوصل إلى حلول توفيقية ) فإن مما يعاب عليها أنها قد تكون مضيعة للعمل ما لم يتم التعامل معها بطريقة علمية. ومن أبرز ما يجب أن يتوافر في الاجتماع: تحديد موضوع المناقشة لأعضاء الاجتماع بوقت كاف من أجل أن يأخذ العضو الفرصة الكافية للتحضير له. وكذلك تحديد وقت مناسب لعمد الاجتماع وتحديد مكان مناسب من حيث تهيئة العوامل الفيزيقية (التهوية والإضاءة والنظافة .. .إلخ ) وكذلك توفر المقاعد المناسبة وبالعدد  الكافي لأعضاء الاجتماع وتوفر وسائل الأمن والسلامة  في مكان الاجتماع واختيار رئيس للاجتماع يستطيع إدارة الحوار والمناقشة بين المجتمعين فلا يترك مثلا أحد الأفراد يستأثر بالكلام وقت أطول مما يجب كما يحرص على تشجيع الآخرين على التحدث وإبداء وجهات نظرهم كما يتطلب الاجتماع أن يكون هناك شخص يتولى توثيق ما تم فيه من مناقشات.

ث- البرامج  التدريبة : وتعتبر من أنواع الاتصال  المباشر ففي بعض الأحيان تجد أن المدرب يقوم بشرح مفصل لأهداف  البرنامج التدريبي ومدته ومكانه سواء كان داخل المنظمة أو خارجها.

وهناك صور أخرى يمكن أن يتم بها الاتصال الشفوي المباشر منها المؤتمرات واللقاءات والزيارات المختلفة والمحاضرات والندوات وغيرها.

وهو الذي يستعين فيه المرسل ببعض الوسائل المساعدة في عملية الاتصال ففي كثير من الأحيان يتعذر الاتصال المباشر وجها لوجه بين المرسل والمستقبل الأمر الذي يتطلب الاستعانة بوسيلة اتصال كالهاتف أو التلفزيون أو الحاسب الآلي أو الناسوخ (الفاكس) أو الإذاعة الداخلية للمنظمة وغيرها لتحقيق غاية الاتصال.

أ- أسلوب الاتصال الكتابي

هو الاتصال الذي يعتمد فيه كل من الرسل أو المستقبل على الورقة والقلم (سواء كانت تلك الورقة والقلم بنوعها التقليدي المعروف أو الإلكتروني). وحيث أن هذا النوع من الاتصال هو ما نقصده بالمراسلات الكتابية فسوف نتحدث عنه لاحقا في  مواضيع خاصة .

يقصد بالاتصال غير اللفظي كافة الرسائل أو المعاني التي يتم نقلها وتبادلها بدون استخدام الألفاظ وهو ما يطلق عليه عادة باللغة الصامتة، وهذه اللغة بالغة الأهمية وينبغي للسكرتير أن  يكون لديه التأهيل اللازم لفهم هذه اللغة غير اللفظية.  فالطريقة التي نتحدث بها مع الآخرين والطريقة التي تجلس بها وحركات أجسامنا ونظراتنا والملابس  التي  نرتديها والأشياء التي نستخدمها والأماكن التي نتواجد فيها وغير ذلك من سلوكياتنا المختلفة كلها تحمل العديد من المعاني فالمرسل عندما يقوم بالاتصال بغيره  فهو

في حقيقة الأمر يرسل رسالتين في  الوقت الواحد إحداهما لفظية نستخدم فيها الكلمات والأخرى غير لفظية تتمثل في  التعبيرات الصوتية أو في أسلوب الكتابة  أو في  حركات الجسم أو في تصرفاته وسلوكياته تجاه الناس وعندما يتعارض معنى الرسالة غير اللفظية مع معنى الرسالة اللفظية فعادة ما تكون الرسالة غير اللفظية أكثر تعبيرا وصدقا  وعلامات الفرح والسرور أو الغضب والانفعال التي تظهر على الفرد تثبت ذلك.

يقول أحد خبراء الاتصال إن الوجه قادر على أن يعبر عن (250,000) تعبير مختلف إلا أن الذي لا يختلف عليه اثنان أن هناك على الأقل ستة أنواع للغة الوجه تعبر عن : السعادة، و الغضب، و الدهشة، و الحزن، و الاشمئزاز، والخوف. وتعبر العينين عن كثير من المعاني فالتحديق  في الأطفال مثلا يعني رفضنا  لسلوك قاموا به، وتضييق حدقة العين بالشكل فجائي أثناء الحديث مع طرف آخر يعني الاستغراب، كما أن بعض حركات اليدين توحي عن معنى كمعين فكثرة  ارتعاش الأصابع أو اليدين قد تعني  قلق الفرد وغير ذلك مما يتعلق بلغة الجسم. ومنها التعبيرات الصوتية فمن خلال الصوت يمكن معرفة  بمض المعلومات كجنس المتحدث وربما جنسيته وسنه والحالة التي هو عليها من حيث الفرح والسرور أو الغضب والانفعال.

يقوم الاتصال غير اللفظي بعدة وظائف هامة  في نظام الاتصال فمن خلال الاتصال غير اللفظي  يمكننا من  التحكم في الاتصال اللفظي وتوجيهه نحو  تحقيق  الهدف  منه فتعبيرات وجه الطالب أثناء المحاضرة تعطي العديد من المعان لدى الأستاذ، ولذلك فإن الاتصال غير اللفظي يمكن أن يقوم ببعض الوظائف منها:
أ- تعزيز وتأكيد الاتصال اللفظي فتغيير نبرة الصوت وشدته أو استخدام حركات اليدين تعمل على تعزيز وتأكيد المقصود من الاتصال اللفظي.

ب-  نقل معاني جديدة لدى المستقبل حتى بدون استخدام الاتصال اللفظي فمثلا تجد أن وضع يد المسئول على كتف العامل القلق يحمل معنى التعاطف معه أو مساندته في موقفه.

ت- نقل المشاعر والعواطف والتعبير عنها تجاه الآخرين، فحرارة التحية والابتسامة على الوجه وعدم تركيز النظر في وجه المستقبل والمعانقة، كلها من وسائل الاتصال غير اللفظي التي تعبر عن مشاعرنا مع الناس .

ث-  قد  يحمل الاتصال غير اللفظي فكرة التناقض مع الاتصال اللفظي أو الكتابي فالطبيب الذي ينصح المريض شفويا أو كتابيا بالإقلاع عن التدخين لضرره بالصحة في الوقت الذي يكون هو مدخنا ينقل إلى المريض معنى متناقضا لما يقوله أو يكتبه، وكذلك هو الحال بالنسبة للسكرتير الذي يعطي المواعيد لمراجعيه ثم لا يتواجد هو في تلك المواعيد فإنه يعطي أولئك المراجعين رسائل واضحة عن شخصية ذلك السكرتير.
ج- يكشف الاتصال غير اللفظي عن نوعية العلاقة  بين المرسل والمستقبل فهو يوضح مدى المودة أوالكره بينهما، فعندما يتظاهر السكرتير بأنه مشغول أثناء تواجد المراجع فإنها ربما تكون رسالة إلى الراجع بعدم الرغبة في وجوده داخل مكتب السكرتير أما لو أشار السكرتير بإيماءة توحي للمراجع بالتفضل بالجلوس لحين انتهائه من العمل الذي أشغله كان ذلك دلالة ود وتعاطف مع الراجع.
__________________________
مهلا قد تهمك هذه المواضيع :  مقدمة عن الاتصالات ، أهمية وعناصر الاتصال ، أنواع الإتصالات