مفهوم العهد (CHARGE)؟
هو كل صنف مستديم يصرف لتحقيق أو تأدية خدمة أو تسهيلها حيث يتم إرجاع تلك العهد أو بقاياها إلى المستودع بعد الانتهاء من الغرض الذي صرفت من أجله.
أصناف العهد :
١. الأصناف المستديمة (Permanent Item):
وهو الصنف الذي لا يستهلك وله عمر استعمالي وتعاد بقاياه إلى المستودع بعد الاستغناء عنه، ومن الأمثلة على الصنف المستديم:
- مجموعة أجهزة التبريد والتكييف والتهوية .
- مجموعة الآلات المكتبية مثل الآلة الكتابة والآلة الحاسبة وآلة التصوير .
- مجموعة المطبوعات ذات القيمة مثل سندات القبض.
- مجموعة الأثاث مثل المكاتب والدواليب والكراس.
- مجموعة التجهيزات الطبية مثل جهاز الأشعة وجهاز التحاليل.
٢. الصنف المستهلك (Consumable Item) :
هو الصنف الذي يستهلك بالاستعمال المباشر ولا يقيد عهدة عند صرفه من المستودعات ولا يتخلف منه بقايا ولا يمكن إعادة استخدامه، ومن الأمثلة على الصنف المستهلك :
- مجموعة الأدوات الكتابية مثل الأحبار والورق والدبابيس.
- مجموعة مواد النظافة مثل الصابون بأنواعها.
- مجموعة الوقود ومشتقاته مثل البنزين والزيت والديزل.
- مجموعة المنتجات الغذائية.
- مجموعة قطع غيار السيارات مثل البواجي والبلاتين.
- مجموعة الأدوية الطبية والعقاقير والأمصال واللقاحات.
الإرشادات يمكن أن تتستعين بها للمحافظة على العهدة :
١ - يجب عليك أن تحافظ على العهد والاعتناء بها وصيانتها من كل ما من شأنه أن يعرضها للتك أو الفقد ولا تخلي مسئوليتك إلا إذا ثبت أن ما حدث خارج عن إرادتك. ومن الأفضل أن تحتفظ بقائمة بالعهد المسجلة عليك بحيث يسهل عليك متابعتها والحفاظ عليها.
٢-يجب عليك إن تتأكد عند استلام المواد أو صرفها من مطابقتها للمواصفات من حيث الجودة والكمية والوزن والحجم.
٣- لا يجوز لك أن تنيب أحدا لأداء عملك إلا بموافقة من مدير المستودعات.
٤- يجب عليك أن تقفل المستودع بنفسك ولا تعهد بذلك إلى أي شخص آخر.
أنواع العهد؟
تقسم العهد الى نوعين:
١. عهد الإدارات أو الأقسام أو المواقع:
وهي الأصناف الني تركب في الإدارات أو الأقسام أو المواقع مثل المكيفات وطفايات الحريق. . . الخ.
٢. العهد الشخصية:
وهي الأصناف الني تسلم لموظف بذاته وفقا لطبيعة العمل الذي يؤديه مثل السيارة، جهاز الحاسب المحمول. . الخ .
إجراءات نقل العهد :
عند نقل العهدة من إدارة أو قسم أو موقع أو من موظف الى آخر يتم اتخاذ الإجراءات النظامية الخاصة بنقل العهد وذلك وفقا للإجراءات التالية:
- معاينة العهدة من قبل المستلم أو المسلم أو بمعرفة لجنة تشكل لهذا الغرض إن اقتضى الأمر.
- يعد رقم من أصل وصورتين يوقع من قبل المسلم والمستلم ويعتمد من صاحب الصلاحية ويتم توزيع صور النموذج كالتالي:
• الأصل / مراقبة المخزون.
• الصورة الأولى/ للمسلم.
• الصورة الثانية: للمستلم.
يقوم قسم مراقبة المخزون بإسقاط العهدة عن المستلم وذلك بالتسجيل في خانة الناقلة ببطاقة العهد وطرحها من الرصيد. ويتم تسجيل رقم و تاريخ المحضر واسمالصنف في خانة المناقلة في بطاقة العهدة الخاصة بالمستلم.
الإجراءات الواجب اتباعها في حالة فقدان العهدة؟
عناء حدوث فقد في بعض أو كل الأصناف المصروفه لك عهدا فإنه يجب عليك اتباع الإجراءات التالية:
تقوم بإبلاغ مدير المستودعات او نائبة بحالة الفقد .
يعد مدير المستودعات أو نائبه تقرير بحادث الفقد ويرفعه إلى السلطة المختصة.
تشكل لجنة معاينة وتحقيق من ثلاثة أعضاء على الأقل من بينهم عضو عن مراقبة المخزون وآخر عضو فني إذا اقتضى الأمر.
تقوم اللجنة بالأعمال التالية:
- تجرد الأصناف بالمكان الذي وقع فيه الحادث لحصر كمية وقيمة المفقود منها.
- تعطى أسباب الفقد الحاصل وبيان ما إذا كان ذلك نتيجة إهمال أو تقصير أو أية سبب آخر مع تحديد مسؤولية المقصر أو المتسبب.
- تعد اللجنة تقريرا بنتائج المعاينة أو التحقيق والتوصيات اللازمة بشأنها ثم ترفع التقرير مع الأوراق المتعلقة بالموضوع إلى السلطة المختصة.
في حالة وجود تبعية مالية على المتسبب يتعين دفع قيمة ما فقد وتسقط الأصناف التالفة عن عهدة مأمور المستودع بمقتضى أوراق التحقيق والتقارير.
التعليمات الواجب اتباعها عند التعامل مع المعدات المستخدمة في المستودع ؟
تعتبر المعدات، المستخدمه داخل المستودع ( السلالم، الروافع الشوكية، العربات، الروافع اليدوية .. الخ) من العهد التي يجب أن تحافظ عليها كمأمور مستودع. وللحفاظ علمى هذه المعدات يتوجب عليك التأكد من صحة استخدام هذه المعدات من قبل العاملين وفقا لوسائل السلامة الواجب اتباعها وهناك مجموعة من الإرشادات التي يجب عليك كمأمور مستودع أن تتأكد منها عند استخدام معدات المناولة من قبل العاملين داخل المستودع ومنها يلي:
١ . أن يتأكد مأمور المستودع من معرفة كل مستخدم لديه بالمعدات المستعملة ومتطلبات السلامة.
٢. أن يتأكد من استخدام المعدات الملائمة للعمل المحدد الذي يراد أداؤه.
٣. أن تتأكد من أن المعدات المستعملة ذات قدرة على الحمل تتكافأ مع الحجم المطلوب.
٤ . أن تتأكد من إجراء الصيانة اللازمة ه جميع الأوقات للحصول على قدر أكبر من الملامة والفعالية عند التشغيل.
٥. أن تؤكد على عدم تشغيل معدات مناولة المواد إلا بعد الحصول على ترخيص بذلك.
٦. أن تتأكد من عدم إصلاح أو صيانة تلك المعدات إلا من قبل الشخص المختص بذلك.