11/04/2014

وظيفة الرقابة في الإدارة

وظيفة الرقابة في الإدارة
تعد الرقابة من أهم وظائف الإدارة وتأتي استكمالا للعناصر الإدارية الأخرى فلا بد للإدارة من التأكد أن الأهداف الموضوعة قد تحققت وفق ما هو مخطط لها .
تعريف الرقابة :
الرقابة : هي قياس وتصحيح أداء الانشطة المسندة للمرؤوسين , للتأكد من ان أهداف المؤسسة والخطط التي صممت للوصول إليها قد تحققت .
أهمية الرقابة
تظهر أهمية الرقابة كونها عنصرا حيويا وهامل بالنسبة إلى الوظائف الإدراية الأخرى (  التخطيط التنظيم , التوجية ) , حيث يوجد دائما تلازم وترابط له آثاره الإيجابية على كيفية إنجاز العمل الإداري , وهنا يمكن التمييز بين الرقابة الإيجابية والرقابة السلبية .
فالرقابة الإيجابية :
 لايقتصر دورها على اكتشاف الأخطاء والانحرافات التي وقعت في الماضي , بل تنظر إلى المستقبل وتتنبأ – من خلال الدراسة والتحليل – بالأخطاء والانحرافات المتوقع حدوثها , وتتخذ مايلزم من إجراءات لمنع حدوثها أما :
الرقابة السلبية :
تنتظر وقوع الأخطاء وتسعى إلى تصيدها , دون أن توجة انتباه المسؤولين إلى أوجه القوة والضعف في التنفيذ ودون أن تقدم الحلول لمعالجة المشاكل القائمة وتلافي تكرارها في المستقبل.
مراحل عملية الرقابة
تمر الرقابة  بأربع مراحل رئيسة تتلازم مع وظائف الإدارة وتعمل بالتكامل معها , والتنسيق من خلالها , وهي :
1-    تحديد معايير الأداء
ترتبط المعاييرالرقابية أو معايير الأداء بوظيفة التخطيط .
ويعرف المعياربأنة : الناتج  المرغوب في تحقيقة , والذي يمكن ان تستخدمة الإدارة في الرقابة .
مثلا عند وضع خطة الأنتاج يتم تحديد الكميات الواجب إنتاجها , والوقت الضروري لذلك , وكمية المواد الأولية اللازمة للإنتاج وجودة المنتجات ...........ألخ .
وللمعايير الرقابية صور مختلفة منها :
-         معايير كمية
هي التي تتعلق بكمية المواد المستخدمة والسلع والخدمات وساعات العمل .
-         معاييرنوعية :
    تتعلق بمستوى الجودة ك( الحجم , اللون , الملمس , الأبعاد , وجودة التعبئة وغيرها.
-         معايير التكلفة :
تهدف إلى معرفة تكلفة الوحدة المنتجة , ومعرفة التكاليف الكلية للإنتاج .
-         معايير مرتبطة بالعائد:
أي معرفة العائد من الأرباح على رأس المال المستثمر.
-         معايير فنية :
الغاية منها تحديد الوقت اللازم لانتاج كمية محدده , وفقا لحاجات المؤسسة ومستوى المواصفات المطلوبة .
ومن الأمثلة على المعايير الفنية تلك التي يتم تقديمها من قبل إدارة الإنتاج في منظمات الأعمال مثل ( قدرة احتمال الآلات , مستويات الجودة المقبولة ) .
2-    قياس الأداء الفعلي
حيث يتم قياس الإنجاز المحقق , ومقارنتة بالمعيار الموضوع , ومدى مطابقتة له , والقياس ينبغي أن يكون دقيقا بحيث يسمح بضبط أية فروقات بين الأداء الفعلي والأداء المتوقع .
والسؤال هنا كيف يمكن قياس الأداء ؟
والجواب هناك أربعة مصادر رئيسية تستخدمها المنظمات للحصول على البيانات المتعلقة بأداء العاملين هي :
·        التقارير المكتوبة
حيثيقوم الرئيس المباشربكتابة تقرير يرفعة للمستوى الإداري الأعلى حول حجم الإنجاز المحقق ومعدلات الأداء الحالية , ويمثل التقرير وسيلة رسمية في الحصول على المعلومات حول الأداء الفعلي للعاملين .
·        التقارير الإحصائية
وتشمل التقارير التي تعتمد على بيانات الأداء التي تم معالجتها إحصائيا وتحليلها لاستخراج نتائج دقيقة عن الأداء الفعلي .
·        التقارير الشفوية
ويتم الحصول على المعلومات المتعلقة بالأداء من خلال المقابلات التي تتم بين الرئيس المباشر للمرؤوسين والمستويات الإدارية العليا , أو الاجتماعات والمؤتمرات التي تعقد لهذا الغرض .
·        الملاحظات الشخصية
وتتم من قبل الرئيس المباشر شخصيا للتعرف على اداءالمرؤوسين وللوقوف على مدى تقدمهم في العمل وحجم الجهد المبذول .
3-    مقارنة النتائج المحققة بالمعايير الرقابية :
يتم في هذه المرحلة تقييم الأداء الفعلي ,وجمع المعلومات وتحليلها وتصنيفها , واستخراج النتائج , بغية كشف الانحرافات ومعالجتها في الوقت المناسب .
وتستخدم المعادلة الرقابية التالية في احتساب درجة الانحراف بين الأداء الفعلي والمعيار .



وناتج هذه المعادلة يمكن أن يكون قيمة سالبة ( أي انحراف سلبي) او ان يكون قيمة موجبة أي انحراف ايجابي أويكون قيمة صفرية أي أن الأداء الفعلي مطابق للمعايير الموضوعة ومساو للأداء المتوقع .
4-    اتخاذ الإجراءات التصحيحية :
بعد تحديد الانحرافات بنوعيها السلبي والإيجابي , تبدا مرحلة البحث في أسبابها وتقصي العوامل التي أدت إليها .
ويهدف الإجراء التصحيحي إلى معالجة أسباب الانحرافات الداخلية والخارجية ثم إزالتها , ويجب هنا البحث عن الأسباب الحقيقية الكامنة وراء الانحراف , كمايجب عدم الاكتفاء بالتصحيح بل لابد من متابعة هذا الإجراء للتأكد من صلاحية تطبيق العمل .




قد يهمك أيضا :