مقومات التنظيم
يقوم التنظيم وهو أحد وظائف الإدارة على ركنين أساسيين هم السلطة والمسؤولية .
فالسلطة هي الحق الذي يمنح لفرد ما , والذي بموجبة يتمكن من إلزام تابعية بأداء واجباتهم .
أما المسؤولية فهي تحديد الواجبات التي ينبغي أن يقوم الأفراد العاملون بها بالإضافة إلى منح عدد منهم حق الإشراف على بعضهم ليعمل الكل في انسجام نحو الهدف .
تفويض السلطة
يترتب على تقويض السلطة ’ مسؤولية ثنائية ذات شقين , إذ يصبح الفرد المفوضة إلية السلطة مسؤولا أمام من فوضها إلية عن القيام بالواجبات التي فوض بشأنها , بينما يظل صاحب السلطة الأصلية متحملا المسؤولية الكلية عما يترتب على سلطاتة كافة , مافوضة , منها وما احتفظ بة لنفسة .
 |
ورغم توفر الظروف الملائمة لن يستطيع رئيس العمل أن يعمل طويلا على حال من الحيوية والنشاط , وإذا حاول ذلك فأن طاقاتة وإمكانياتة سوف تقف عائقا في سبيلة , فترتبك أعمالة ويضطر إلى تأجيل البت في معظمها , ويفقد القدرة على الحكم الصائب على الأمور , فضلا عما يصيبة من تعب جسدي وعقلي يعرضة للأمراض العصبية والبدنية ومايترتب على ذلك من سوء الإدارة أو فقدان القدرة عليها .
لهذا فإن واجب صاحب السلطة الكلية أن يفوض أحدا من مرؤوسية في بعض سلطاتة متى وجد المعاونين القادرين على حمل هذه الأمانة بكفاءة وقدرة .
وأما ما لايقدر علية الغير , فلا مناص من أن يحتفظ بة الرئيس لنفسة ,إلا إذا واجة ظروفا تقتضي ضرورة التفويض كالحالات الطارئة مثلا .
وهكذا يتحرك تفويض السلطة من المستوى الأعلى إلى المستويات التالية له في الترتيب حتى لا تتكدس الأعمال عند المستويات العليا وتقوم المستويات الأدنى بمسؤولياتها في إدارة دفة العمل الإداري .
مزايا تفويض السلطة
· السرعة في اتخاذ القرارات إذا كان للسرعة أهمية في نشاط المؤسسة .
· تحقيق الديمقراطية في الإدارة .
· تدريب عدد من المساعدين ليصبحوا مديرين في المستقبل .
· تحقيق التقارب بين المستويات العليا والمستويات التي تقع أدنى منها في سلم الوظائف والذي يسبب شعور الكل بوحدة المسؤولية .
· التركيز على القرارات الأساسية بوساطة المديرين وترك القرارات الفرعية للمساعدين , وبهذا يتفرغ المديرون للأعمال الإدارية الهامة .
المركزية واللامركزية في السلطة
المركزية يقصد بها مدى درجة تركيز السلطة في المستوى الأعلى للمؤسسة .
واللامركزية فتعني درجة توزيع أو انتشار السلطة في مستويات المؤسسة كافة .
ويتوقف الاختيار بين المركزية واللامركزية في التنظيم الإداري على مقدار الرغبة في الإشراف المباشر على الأعمال ومدى الحاجة إلى السيطرة على تنظيمها .
أنواع السلطة
للسلطة أربعة انواع تظهر نتيجة لطبيعة العلاقات بين الأفراد والأقسام داخل المؤسسه:
1- السلطة التنفيذية
تعتبر من أهم أنواع السلطة في المؤسسة فهي التي تصدر القرارات والأوامر وبشكل عام هي المشرعة .
مثل : المدير عندما يمارس سلطتة على مرؤوسية , يزاول سيطرة ورئاسة مباشرة من أعلى إلى أسفل .
2- السلطة الاستشارية
تقدم السلطة الاستشارية النصح والشورى والمعلومات لصانع القرار في المؤسسة دون حق إصدار الأوامر والرقابة , والإستشاريون عادة مايكونوا أفرادا متخصصين أو أصحاب خبرات معينة تستفيد المؤسسة من آرائهم وتوصياتهم واقتراحاتهم , ويمكن أن توجد الوحدات الاستشارية في أي مستوى تنظيمي بالمنظمة .
3- السلطة الوظيفية
بمقتضى هذه السلطة يفوض الأفراد أو أية إدارة استشارية أو تنفيذية لممارسة عمليات محدده .
ويستمد المديرهنا سلطتة عن طريق الخدمات التي يقدمها إلى الإدارات الأخرى وليس بحكم كونة رئيسا عليهم كما في الإدارت التنفيذية , فمثلا مدير شؤون الموظفين يفوض من قبل الإدارة في تعيين الراغبين بالعمل وطريقة اختيارهم وإجراء الاختبارات لهم , وفي نفس الوقت يمارس مدير شؤون الموظفين سلطة تنفيذية على العاملين بإدارته .
وتختلف السلطة الوظيفية عن السلطة الاستشارية في أنها تعطي الحق لصاحبها في إصدار الأوامر , وتختلف عن السلطة التنفيذية في ان المدير لا يستعمل سلطتة إلا لوظائف معينة ومجالات محدده .
4- سلطة اللجان
مجموعة من الأفراد أثنان أو أكثر تشكل بهدف جمع المعلومات أو اتخاذ القرارات أو معالجة مشكلة محددة أو مناقشة موضوع أو موضوعات معينة .
خصائص التنظيم الفعال
التنظيم الفعال يتفاعل مع التخطيط ويتناسق معة لتحقيق الهدف الواحد الذي يسعى إلية كل منهما .
ومن أهم خصائص التنظيم الفعال والتي تم إجماع رجال الفكر الإداري عليها :
1- الاستفادة من التخصص
لأن التخصص يحقق سرعة في الانجاز وإتقانا في العمل وخفضا في التكلفة .
2- التنسيق بين أعمال المؤسسة
التنسيق ضروري في التنظيم حتى نتمكن من القضاء على التكرار أ و الازدواجية في العمل .
3- الاهتمام بالنشاطات المهمة للمؤسسة
التنظيم الجيد يميز بين الأنشطة الأساسية والثانوية ويعطى للأساسية اهتماما خاصا .
4- تحقيق الرقابة التلقائية
يقتضي هذا المبدأ بأن لا يخضع عملان قصد من أحدهما مراقبة عمل الآخر لرئاسة شخص واحد .
5- عدم الإسراف
المقصود بة توفير كل مايمكن توفيرة ويعتبر التنظيم جيدا إذا تمكن النظم من تقدير التكاليف والإيرادات المتوقعة بدقة لإنشاء الوحدات التنظيمية .
6- التعامل بين العاملين في المؤسسة
التنظيم يوفر المناخ الملائم الذي يشجع العاملين على التواصل فيما بينهم وتركيز الجهود لتحقيق أهداف المؤسسة .
7- المرونة والبساطة
التنظيم الفعال هو الذي يقبل التعديل وفقا لمقتضيات التطور المستمر دون إحداث تغيير جذري في معالمة الأصلية .
8- الاستقرار والتكيف
أي أن يتميز التنظيم بالثبات من ناحية , وبالقدرة على التكيف مع التغيرات التي تحدث وذلك من خلال القدرة على تطوير القيادات الإدارية , والقدرة على طرح أفكار جديدة باستمرار .
9- الترابط بين أجزاء التنظيم
يعني التماسك والتلاحم بين مكونات التنظيم مما يؤدي إلى زيادة قوة التنظيم في مواجهة التغيرات في البيئة المحيطة والتكيف معها وتحقيق الأهداف المحددة .