مقومات التنظيم وخصائصة

    مقومات التنظيم

    يقوم  التنظيم وهو أحد وظائف الإدارة على ركنين أساسيين هم السلطة والمسؤولية .
    فالسلطة هي الحق الذي يمنح لفرد ما , والذي بموجبة يتمكن من إلزام تابعية بأداء واجباتهم .
    أما المسؤولية فهي تحديد الواجبات التي ينبغي أن يقوم الأفراد العاملون بها بالإضافة إلى منح عدد منهم حق الإشراف على بعضهم ليعمل الكل في انسجام نحو الهدف .


    تفويض السلطة

    يترتب على تقويض السلطة ’ مسؤولية ثنائية ذات شقين , إذ يصبح الفرد المفوضة إلية السلطة مسؤولا أمام من فوضها إلية عن القيام بالواجبات التي فوض بشأنها , بينما يظل صاحب السلطة الأصلية متحملا المسؤولية الكلية عما يترتب على سلطاتة كافة , مافوضة , منها وما احتفظ بة لنفسة .


    ورغم توفر الظروف الملائمة لن يستطيع رئيس العمل أن يعمل طويلا على حال من الحيوية والنشاط , وإذا حاول ذلك فأن طاقاتة وإمكانياتة  سوف تقف عائقا في سبيلة , فترتبك أعمالة ويضطر إلى تأجيل البت في معظمها , ويفقد القدرة على الحكم الصائب على الأمور , فضلا عما يصيبة من تعب جسدي وعقلي يعرضة للأمراض العصبية والبدنية ومايترتب على ذلك من سوء الإدارة أو فقدان القدرة عليها .
    لهذا فإن واجب صاحب السلطة الكلية أن يفوض أحدا من مرؤوسية في بعض سلطاتة متى وجد المعاونين القادرين على حمل هذه الأمانة بكفاءة وقدرة .
     وأما ما لايقدر علية الغير , فلا مناص من أن يحتفظ بة الرئيس لنفسة ,إلا إذا واجة ظروفا تقتضي ضرورة التفويض كالحالات الطارئة مثلا .
    وهكذا يتحرك تفويض السلطة من المستوى الأعلى إلى المستويات التالية له في الترتيب حتى لا تتكدس الأعمال عند المستويات العليا وتقوم المستويات الأدنى بمسؤولياتها في إدارة دفة  العمل الإداري .

    مزايا تفويض السلطة

    ·        السرعة في اتخاذ القرارات إذا كان للسرعة أهمية في نشاط المؤسسة .
    ·        تحقيق الديمقراطية في الإدارة .
    ·        تدريب عدد من المساعدين ليصبحوا مديرين في المستقبل .
    ·        تحقيق التقارب بين المستويات العليا والمستويات التي تقع أدنى منها في سلم الوظائف والذي يسبب شعور الكل بوحدة المسؤولية .
    ·        التركيز على القرارات الأساسية بوساطة المديرين وترك القرارات الفرعية للمساعدين , وبهذا يتفرغ المديرون للأعمال الإدارية الهامة .

    المركزية واللامركزية في السلطة

    المركزية يقصد بها مدى درجة تركيز السلطة في المستوى الأعلى للمؤسسة .
    واللامركزية فتعني درجة توزيع أو انتشار السلطة في مستويات المؤسسة كافة .
    ويتوقف الاختيار بين المركزية واللامركزية في التنظيم الإداري على مقدار الرغبة في الإشراف المباشر على الأعمال ومدى الحاجة إلى السيطرة على تنظيمها .

    أنواع السلطة

    للسلطة أربعة انواع تظهر نتيجة لطبيعة العلاقات بين الأفراد والأقسام داخل المؤسسه:

    1-  السلطة التنفيذية

    تعتبر من أهم أنواع السلطة في المؤسسة فهي التي تصدر القرارات والأوامر وبشكل عام هي المشرعة .
    مثل : المدير عندما يمارس سلطتة على مرؤوسية , يزاول سيطرة ورئاسة مباشرة من أعلى إلى أسفل .

    2-    السلطة الاستشارية

    تقدم السلطة الاستشارية النصح والشورى والمعلومات لصانع القرار في المؤسسة دون حق إصدار الأوامر والرقابة , والإستشاريون عادة مايكونوا أفرادا متخصصين أو أصحاب خبرات معينة تستفيد المؤسسة من آرائهم وتوصياتهم واقتراحاتهم , ويمكن أن توجد الوحدات الاستشارية في أي مستوى تنظيمي بالمنظمة .

    3-  السلطة الوظيفية

    بمقتضى هذه السلطة يفوض الأفراد أو أية إدارة استشارية أو تنفيذية لممارسة عمليات محدده .
    ويستمد المديرهنا سلطتة عن طريق الخدمات التي يقدمها إلى الإدارات الأخرى وليس بحكم كونة رئيسا عليهم كما في الإدارت التنفيذية , فمثلا مدير شؤون الموظفين يفوض من قبل الإدارة في تعيين الراغبين بالعمل وطريقة اختيارهم وإجراء الاختبارات لهم , وفي نفس الوقت يمارس مدير شؤون الموظفين سلطة تنفيذية على العاملين بإدارته .
    وتختلف السلطة الوظيفية عن السلطة الاستشارية في أنها تعطي الحق لصاحبها في إصدار الأوامر , وتختلف عن السلطة التنفيذية في ان المدير لا يستعمل سلطتة إلا لوظائف معينة ومجالات محدده .

    4-  سلطة اللجان

    مجموعة من الأفراد أثنان أو أكثر تشكل بهدف جمع المعلومات أو اتخاذ القرارات أو معالجة مشكلة محددة أو مناقشة موضوع أو موضوعات معينة .

    خصائص التنظيم الفعال

     التنظيم الفعال يتفاعل مع التخطيط ويتناسق معة لتحقيق الهدف الواحد الذي يسعى إلية كل منهما .
    ومن أهم خصائص التنظيم الفعال والتي تم إجماع رجال الفكر الإداري عليها :

    1-    الاستفادة من التخصص

    لأن التخصص يحقق سرعة في الانجاز وإتقانا في العمل وخفضا في التكلفة .

    2-    التنسيق بين أعمال المؤسسة

    التنسيق ضروري في التنظيم حتى نتمكن من القضاء على التكرار أ و الازدواجية في العمل .

    3-    الاهتمام بالنشاطات المهمة للمؤسسة

    التنظيم الجيد يميز بين الأنشطة الأساسية والثانوية ويعطى للأساسية اهتماما خاصا .

    4-    تحقيق الرقابة التلقائية

    يقتضي هذا المبدأ بأن لا يخضع عملان قصد من أحدهما مراقبة عمل الآخر لرئاسة شخص واحد .

    5-    عدم الإسراف

    المقصود بة توفير كل مايمكن توفيرة ويعتبر التنظيم جيدا إذا تمكن النظم من تقدير التكاليف والإيرادات المتوقعة بدقة لإنشاء الوحدات التنظيمية .

    6-    التعامل بين العاملين في المؤسسة

    التنظيم يوفر المناخ الملائم الذي يشجع العاملين على التواصل فيما بينهم وتركيز الجهود لتحقيق أهداف المؤسسة .

    7-    المرونة والبساطة

    التنظيم الفعال  هو الذي يقبل التعديل وفقا لمقتضيات التطور المستمر دون إحداث تغيير جذري في معالمة الأصلية .

    8-    الاستقرار والتكيف

    أي أن يتميز التنظيم بالثبات من ناحية , وبالقدرة على التكيف مع التغيرات التي تحدث وذلك من خلال القدرة على تطوير القيادات الإدارية , والقدرة على طرح أفكار جديدة باستمرار .

    9-    الترابط بين أجزاء التنظيم

    يعني التماسك والتلاحم بين مكونات التنظيم مما يؤدي إلى زيادة قوة التنظيم في مواجهة التغيرات في البيئة المحيطة والتكيف معها وتحقيق الأهداف المحددة .
    شارك المقال

    قد يهمك أيضا :