أنواع السكرتارية وأسس السكرتير الناجح

أنواع السكرتارية وأسس السكرتير الناجح
أنواع السكرتارية ومهام كل نوع
1-     السكرتارية العامة :
   السكرتير العام : هو الذي يرأس إدارة السكرتارية والجهاز الإداري في الوزارات والمنظمات والمشاريع     الكبيرة , وتكون مسؤوليته توزيع الاختصاصات والمسؤوليات على الموظفين , وتنسيق العمل بينهم , وهذا يتطلب درجة عاليه من الكفاءة والتأهيل العلمي والمهني والتقني .
   في اي منشئة أو مؤسسة  لديها اعمال مكتبية تريد أنجازها ومن مهام هذة النوع :
-           أعمال البريد ارسال واستقبال الرسائل .
-           النسخ , والطباعة والتصوير
-           الإستعلامات
-          مراقبة الحضور والانصراف ( الحضور والغياب)
-          الصيانة
-          الأرشفه والحفظ وترتيب التقارير .
-           توفير احتياجات المؤسسة احيانا
-           صياغة الارشادات العامة  .
2- السكرتارية الخاصة :
وهو من الموظفين الذين يتم اختيارهم عبر المدير او المسؤول عن المنظمة لتنظيم وترتيب اعمالة , وفق اجراءات معينة ومحددة , نظرا لكفائتة أو الصفات التي تم اختيارة لاجلها .
وهي تقوم على اساس كل الاعمال المكتبية التي تعاون المدير , او الشخصية المهمة احيانا .
ومن مهامها :-*
1- استقبال الزوار وتحديد مواعيد الزيارات
2-  الرد على المكالمات الهاتفية 
3- الاعمال المكتبية التي تتطلب وجودة .
4- تنظيم وترتيب الملفات وحفظها بحيث يسهل الرجوع اليها عند الحاجة
5- ترتيبات الرحلات والسفر والاجتماعات والحفلات والانشطة المتعلقة بالمؤسسة
6- أعداد التقارير والمراسلات , وطباعتها .
7- مساعدة الرئيس في عقد الإجتماعات والحفلات والرحلات .
3-  السكرتارية المتخصصة :
وهي ايضا تختص بجميع الاعمال المكتبية المتخصصة في مجال فني  معين , كالتعليم والطب والهندسة والقانون
وبشكل عام اعمال السكرتير المتخصص:-
- التقارير المتخصصة في المجال المطلوب منة بعد الدراسة العامة لها .
- التواجد مع المسؤول في كل الاجتماعات والحفلات وتقديم المعلومات وتسجيل الملاحظات .
- حفظ وترتيب الاوراق والتقارير والابحاث وغيرها 
- الترتيبات والتجهيزات العامة المتخصصة كاستقبال المرضى وغيرها
- تصنيف وترتيب وحفظ وفهرسة البيانات والوثائق والأوراق في أماكنها الخاصة بها بحيث يسهل أستخدامها  
أسس السكرتير الناجح
v     الإخلاص
v     الإتقان
v     الأخلاق الحسنة
v     لاتؤخر عمل اليوم إلى الغد
v     استشارة ذوي الخبرة وكذلك رؤسائك
v     العلم بكل القوانين والأنظمة للمنشئة والقوانين العامة للدولة
v     ثقف نفسك باستمرار
       


                   مواضيع متعلقة
           مبادئ السكرتارية والسكرتارية التنفيذية  ,  مهام السكرتارية , صفات السكرتير

أحدث أقدم