مقدمة عن الإتصالات

    تعتبر الاتصالات في وقتنا الراهن وعلى مختلف أشكالها عصب حياة الإنسان الذي لا يكف عنها رغبة في التواصل مع الآخرين كي يشبع رغباته وأحيانا فضوله في التعرف عليهم وعلى ما يدور في أذهانهم وما يحملونه من توجهات وآراء، وفي نفس الوقت ينقل و إليهم ما لديه من أفكار ومعتقدات ، وطبقا لهذا فإن الاتصالات تمثل عملية يتم بموجبها نقل وتبادل الأفكار والمعلومات وتأثير ذلك علمى سلوك وأنماط البشر واتجاهاتهم ، والمنظمات الإدارية مهما كان نشاطها تشعر بأهمية الاتصالات الإدارية في تعزيز كفاءتها وقدرتها على المنافسة. وكلما كان أسلوب الاتصال الإداري كفئا كلما أدى ذللك إلى نجاح الجهاز الإداري في أداء مهمته وقدرته على تحقيق أهدافه.

   يتضح مما سبق أن لعملية الاتصال الجيد دورا  هاما في أداء تلك المنظمات وبالتالي رفع كفاءتها الإنتاجية من خلال تأثيرها البالغ على اتجاهات وسلوكيات العاملين فيها من جهة وعلى دوافعهم للعمل بنشاط وهمة وتقبلهم لأهداف وسياسات وقرارات الإدارة من جهة أخرى. وعليه يمكن القول إن الاتصال الفعال يلعب دورا بارزا في إيضاح ما يمكن للعاملين معرفته حاضرا ومستقبلا الأمر الذي يتيح تفاعل كافة العاملين لتحقيق معدلات أداء عالية تكفل التوصل إلى نتائج مشجعة .

  ان أنماط السلوك الذي يمارسه السكرتير في محيط عمله كاستقبال المكالمات   الهاتفية واجرائها ومعالجتها واستقبال الزوار وتنظيم مواعيد المدير  ، وتحرير الرسائل وحفظ الملفات ومعالجة البريد الصادر والوارد ومتابعته وتنظيم الاجتماعات وتنظيم سفريات الرئيس وغير ذلك من الوظائف التي يمارسها السكرتير هي في حقيقة الأمر نوع من أنواع الاتصال الذي لا غنى له عن ممارسته من أجل تحقيق أهداف عمله المتبي ولما كان الأمر كذلك فإننا سنحاول أن نتحدث بشيء من التفصيل عن وظيفة الاتصال كي يتم فهم وظائف السكرتير المعتمدة على فهم العملية الاتصالية لتلك الوظائف.

أورد الكتاب والباحثون عددا من التعاريف للاتصال يمكن تلخيصها فيما يلي :

١ -    أن الاتصال هو تبادل الحقائق أو الأفكار أو الآراء أو المشاعر ويتطلب  ذلك تقديما وتلق ينتج عنه تفاهم عام بين جميع الأطراف، ولا يدل ذلك بالضرورة على وجود اتفاق بينهم.

٢- أن الاتصال هو أي سلوك مقصود من جانب المرسل ينقل فيه المعنى المطلوب إلى المستقبل فيؤدى إلى الاستجابة بالسلوك المطلوب منه.

٣- أن الاتصال هو نقل المعنى من شخص لآخر عن طريق علامات أو إشارات أو رموز نظام لغوي مفهوم من كلا الطرفين.

يتضح من التعاريف السابقة أن الاتصال يتسم بعدة خصائص على النحو التالي:

١- أن الاتصال عملية اجتماعية تتم بين الأفراد وبذلك فالاتصال قد يحدث: بين الفرد ونفسه ومثال ذلك ما يقوم به الفرد  في بعض الأحيان من مخاطبته نفسه أن افعل كذا أو لا تفعل كذا، وكذلك حالات التفكير التي تصل بالفرد إلى اتخاذ قرار يخصه أو يرتبط مع غيره. وهكذا تجد أن جميع عمليات التفكير وحديث النفس الشعوري هي نوع من أنواع الاتصال بين الفرد ونفسه.

وقد يكون الاتصال بين شخص وشخص آخر، ومثال ذلك اتصال الولد بوالده أو اتصال الرئيس بالمرؤوس أو اتصال الطبيب لمريضه أو غير ذلك. وقد يكون الاتصال بين شخص ومجموعة، ومثال ذلك اتصال المعلم بطلابه أو اتصال الرئيس بمجموعة من المرؤوسين أو اتصال الأب بالأبناء وغير ذلك، ( ويمكن أن يكون هذا الشكل من الاتصال معكوسا احدث يكون الاتصال بين مجموعة وشخص، وفي هذه الحالة تعكس أطراف الاتصال). وقد يتكون الاتصال بين مجموعة ومجموعة، ومثال ذلك اتصال مندوبين من شركة (ص) مع مندوبين من شركة (ص) أو اتصال لجنة من جهاز حكومي مع ممثلين عن مجموعة مؤسسات خاصة أو اتصال أفراد أسرة بأخرى وغير ذلك.

٢ -أن الاتصال عملية تلقائية: فمتى التقى الفرد بغيره في أي مجتمع فإنه يتبادل معه الحديث والأفكار سعيا لتوثيق الصلة أو الترابط بينهما أو ربما الحذر في بعض الأحيان.

٣-أنه عملية ضرورية لكل الأفراد والجماعات فالجماعة شأنها شأن الفرد تجد نفسها في بعض الأحيان بحاجة إلى عون الآخرين وكذلك الحال في العلاقات المختلفة بين الأفراد والدول من أجل توفير متطلباتها من قبل الآخرين.

٤-أن الاتصال صفة مشاعة بين الأفراد وليست حكرا على أفراد بعينهم فرئيس الدولة يمارس عملية الاتصال والوزير يمارس الاتصال والمدير يمارس عملية الاتصال والمرؤوس والضرير يمارس الاتصال كذلك الخادم يمارس    الاتصال ولكل منهم أهداف وغايات محددة ومختلفة عن الأخر.
_______________________________
مهلا قد تهمك هذه المواضيع أيضا : أهمية وعناصر الاتصال  ، أنواع الإتصالات ،  أساليب الاتصالات ، معوقات ومقومات الإتصال ، ستة أخطاء في الاتصال يجب تجنبها