الصفات الواجب توافرها في السكرتير

تحدثنا في مواضيع سابقة عن السكرتارية ، وأنواع السكرتارية  وفي هذه الموضوع سوف نناقش اليوم اهم الصفات الواجب توافرها في السكرتير .

        وهي عبارة عن مجموعة من الخصائص الفردية  البعض منها قد يكون وراثيا كاالمكونات الجسمية للشخص مثل الطول ، والبعض الاخر قد يكون مكتسبا ، ومن تلك الصفات الشخصية بشكل عام :  الصدق في القول والعمل ، الامانة ـ الصبر والقدرة على التحمل ، قوة الذاكرة ، الاخلاص ، المباداة (اي لا ينتظر تنفيذ ما يقوله له الاخرين ولكن يبادر هو بالعمل ) والابتكار (اي ان يكتشف وسائل وطرق غير مالوفة والتي تسهم في تنفيذ العمل بشكل افضل ) ، الثقة بالنفس وبالاخرين ، اللباقة وحسن التصرف في المواقف ، الايجابية وعدم السلبية تجاه الاحداث ، حسن التعامل مع الاخرين ، ضبط النفس والانفعال المتزن ، المحافظة على الممتلكات العامة والخاصة ، حسن المظهر وخلوه من الامراض والعاهات الجسمية المختلفة ، القدوة الحسنة للاخرين ، المحافظة على اسرار العمل التي لا يرغب رئيسه في افشائها سواء للعاملين بالمنظمة ، او المتعاملين معها ، سرعة البديهة تجاه العديد من المواقف المختلفة ، ان يكون الشخص قوي الشخصية قادرا على اتخاذ القرار وتحمل تبعات مسؤوليته . الموضوعية في التعامل مع المواقف المختلفة بعيدا عن التحيز المذموم .

 وهي عبارة عن متطلبات تتعلق بجوانب المهارة العملية ومنها :
- القدرة على التعامل مع التقنيات المكتبية المختلفة : سواء ما يتعلق بالطباعة او انظمة ومعالجة الكلمات والبيانات واجهزة الحفظ المختلفة ومهام البريد بما في ذلك البريد الالكتروني ومعالجته والاتصالات الهاتفية وعمليات التصنيف والفهرسة وترميز الملفات وغيرها مما يتطلب توافره لدى السكرتير .
- القدرة على الكتابة وفقا لقواعد واصول الكتابة السليمة .
- حسن الاستماع والانصات .
- القراءة المركزة .

وهي عبارة عن قدرة السكرتير على التعامل مع العنصر البشري ومنها :
- العلم والمعرفة بمبادئ علم النفس بالشكل العام وعلم النفس الإداري بالشكل خاص والعلاقات الإنسانية .
- العلم بمبادئ السلوك الانساني واثارة دافعية الافراد .
- القدرة على توجيه الافراد وارشادهم وتحفيزهم نحو الاهتمام بالعمل ، لكون السكرتير سيتعامل مع عدد من الأفراد سواء زوار المكتب الذين ربما يكونون من عدة ثقافات ولكل منهم قيم وعادات مختلفة عن الاخر ، او العاملين بالجهاز التنظيمي الذي يعمل به السكرتير .
- تقبل التوجيهات الصادرة من الرؤساء .

وهي عبارة عن القدرات التي يستطيع من خلالها الفرد القيام بعمليات تتعلق بالتخطيط والتنظيم لعمل مكتب السكرتير ومنها :
- القدرة على النظر الى المنظمة على اساس انها وحدة تنظيمية مفتوحة تؤثر وتتاثر بالبيئة المحيطة بها داخليا وخارجيا .
- القدرة على انشاء طرق عمل جديدة ومبتكرة تساير متطلبات  التطورات المحيطة بالمنظمة .
- القدرة على فهم العلاقات التي تربط اجزاء المنظمة ببعض ، وتحديد المسؤوليات والصلاحيات .
- القدرة على التوقعات المستقبلية لوحدة السكرتارية .
- القدرة على التوزيع العادل للعمل بين الموظفين والكتبة الذي يشرف عليهم السكرتير وفقا لقدرات ومهارات كل منهم .
- القدرة على جمع المعلومات والبيانات وتحليلها وتصنيفها والاعتماد عليها في اتخاذ القرارات السليمة .
 الموضوع التالي :  علاقة السكرتارية بأبرز وظائف الادارة 
 الموضوع السابق : أهمية السكرتارية