5/26/2014

علاقة السكرتارية بأبرز وظائف الادارة

علاقة السكرتارية بأبرز وظائف الادارة

  تعتبر وظيفة السكرتير أو مدير المكتب وظيفة إدارية مساندة، والإدارة في أوسع معانيها تعني العملية التي تهدف إلى استغلال الموارد المتاحة بغرض تحقيق أفضل النتائج للمنظمة، وللإدارة مجموعة من الوظائف التي ترتبط بها وظيفة السكرتارية ارتباطا مباشرا وذلك لكون من يعمل بوظيفة السكرتارية إنما يعاون القادة والإداريين العاملين بالمنظمة الذين يمارسون تطبيق وظائف الإدارة هذا من ناحية، ومن ناحية أخرى فإن من  يعمل بوظيفة السكرتارية فلا غنى له عن تطبيق تلك الوظائف الإدارية في محيط وظيفته وعلى مستواها. ومن أبرز وظائف الإدارة ذات العلاقة بالسكرتارية ما يلي:

 1  علاقة وظيفة التخطيط بالسكرتارية :

 إذا كان التخطيط يعني وضع مجموعة من الافتراضات والتوقعات حول الوضع في المستقبل ثم وضع برنامج يبين الأهداف المطلوب الوصول إليها خلال فترة محددة والإمكانيات الواجب توافرها تحقيق هذه الأهداف وكيفية استخدام هذه الإمكانيات بالكفاءة والفعالية المطلوبة، فإن السكرتير لا يستغني عن ممارسة التخطيط بما يخدم وظيفته، فمراجعة السكرتير لمفكرة مواعيد مديره المستقبلية وعمل الترتيبات اللازمة لتلك المواعيد والمقابلات كل ذلك نوع من أنواع التخطيط الذي يهدف إلى تحقيق أفضل النتائج.

 2  علاقة وظيفة التنظيم بالسكرتارية:

تهتم وظيفة التنظيم عادة بتوزيع الأعمال وتحديد الصلاحيات والمسؤوليات الخاصة بالأفراد حيث تصبح أساسا لعلاقات العمل بين الأفراد والأقسام المختلفة سواء كان التنظيم رسميا أو غير رسمي، والسكرتير  في الواقع العملي يمارس هذه الوظيفة فبعض السكرتاريين يشرف على مجموعة من الأفراد في مجال الطباعة والنسخ وأعمال التصوير والاتصالات وغيرها.
علاقة الادارة بالسكرتارية

 3  علاقة وظيفة التوجيه والإشراف بالسكرتارية : 

تهدف وظيفة التوجه والإشراف إلى تذليل العقبات والصعاب التي تواجه الأفراد في مختلف العمليات التنفيذية للعمل ، ويلعب السكرتير دورا بارزا في تقريب وجهات النظر بين القياديين وموظفيهم من ناحية وبين القياديين والموظفين والمتعاملين مع المنظمة من ناحية أخرى.

 4  علاقة الرقابة والمتابعة بالسكرتارية:

    إذا كانت الرقابة أو المتابعة تعني التأكد من أن الأعمال تتم وفقا للخطط المرسومة مع تعديل الانحرافات إن وجدت. فإن السكرتير يستطيع من خلال تقييم عمله معرفة الصعوبات والأخطاء التي حدثت أثناء تأديته لعمله والاستفادة من ذلك تلافيا لها في المستقبل.
وهناك بعض الوظائف الإدارية ووظائف المنظمة الأخرى ذات العلاقة والارتباط بعمل السكرتير بل إنه في حقيقة الأمر يعد أحيانا ممارسا لها وإن كانت بدرجات متفاوتة ومنها وظيفة اتخاذ القرارات ووظيفة التنسيق ووظيفة إدارة الأفراد ووظيفة الإدارة المالية ، ولا يمكن لهذه الوظائف القيام بدورها بفعالية وكفاءة بدون ممارسة وظيفة الاتصال داخل إدارات المنظمة ونظرا لأهمية هذه الوظيفة (الاتصال) بالنسبة للسكرتارية فسنتناول هذه الوظيفة بتفصيل أكبر لاحقا بإذن الله  في موضوع آخر . الجدير بالذكر أن ممارسة هذه الوظائف داخل المنظمة ليس له ترتيب معين يبدأ بالتخطيط مثلا وتنتهي  بالرقابة وإنما جاء ذلك من أجل شرح المعنى، لأن الممارسة الفعلية في المنظمة يمكن أن تأخذ الأشكال التالي الذي لا يمكن من خلاله أن نحدد ما هي الوظيفة الأولى أو الثانية أو الثالثة ...إلخ ،كما تؤثر عوامل البيئة الداخلية والخارجية على مستوى أداء المنظمة.

قد يهمك أيضا :

علاقة السكرتارية بأبرز وظائف الادارة
4/ 5
Oleh