11/06/2013

أنواع السكرتارية


يمكن ان تقسم السكرتارية الى عدة انواع حسب معيار التقسيم المستخدم :

أ- معيار مستوى اهمية العمل الذي تقوم به :

 يمكن القول بان السكرتارية وفقا لهذا المعيار ينطبق عليها تصنيف جمعية الادارة لوظائف السكرتارية على النحو التالي :

1- السكرتير التنفيذي او المساعد الاداري :

ويوؤدي سلسلة متكاملة من مهاك السكرتارية الادارية لاحد المسؤولين في الادارة العليا ويقوم بتولي مهام مصممة على الشكل مشاريع متكاملة ، بحيث يكون مسؤولا مسؤولية تامة على انهاءها في الوقت المحدد ومثال ذلك الشخص الذي يتولى مهام اعداد واخراج التقارير السنوية للمؤسسة ، ويتطلب ممن سيشغل هذا المنصب معرفة تامة ومتعمقة بتعاملات المنظمة وبنيتها التنظيمية وكذلك درجة اجادة عالية للمهارات الفنية المتخصصة .

2- سكرتير الفئة (أ) :

ويمارس القائم بها نطاقا غير محدود من مهام السكرتارية لمسؤول واحد او اكثر من مسؤولي الادارة الوسطى ، حيث يقوم باعداد وتحرير المستندات المعقدة وذات الطابع السري والمهمة ، ويتطب هذا من السكرتير معرفة تامة بسياسات المنظمة واجراءاتها وان تتوافر في من يشغله مهارات تفوق المعدل العادي في اعمال السكرتارية والاعمال الادارية .

3- سكرتير الفئة (ب) :

 ويمارس نطاقا محدودا من مهمام السكرتارية في المنظمات الصغيرة او لدى مشرف في منظمة كبيرة ، حيث يقوم بتلقي التعليمات الواردة اليه عن طريق الملاحظات المكتوبة او عن طريق اجهزة التسجيل او الاملاء ومن ثم يقوم بتحريرها باالدقة والسرعة المطلوبتين ، كما يقوم باستقبال المكالمات وفرزها وجدولة المواعيد وتنظيم السفريات وحفظ الاوراق والملفات الهامة .
معيار الجهة التي تقدم لها خدمات السكرتارية :

سكرتارية عامة :

وهي الوحدة التي تتولى تقديم كافة او بعض خدمات الاعمال المكتبية لكافة ادارات المنظمة او بعضا منها ، فمثلا نجد ان السكرتارية العامة في منظمة ما تقدم خدماتها المكتبية (الاعمال المتعلقة بمهام السكرتارية ) لادارة شؤون الموظفين والادارة المالية وقسم التدريب ووحدة  الصيانة ... الخ .

سكرتارية خاصة : 

وهي وحدة تتولى تقديم الاعمال المكتبية (المتعلقة بمهام السكرتارية)  لادارة بعينها او لشخص بعينه .
سكرتارية متخصصة : وهي الوحدة التي تتولى تقديم خدمات الاعمال المكتبية لنشاط تخصصي معين في منظمة ما ومثال ذلك  السكرتارية الطبية او السكرتارية التعليمية .... الخ .
المعيار الزمني :

سكرتارية دائمة : 

وهي عبارة عن وحدة موجودة بالهيكل التنظيمي للمنظمة تتولى القيام بالمهام المكتبية المساندة للادارات الاخرى .

سكرتارية مؤقتة : 

وهي عبارة عن وحدة يتم انشاؤها لفترة محددة كي تتولى مهام الاعمال المكتبية  لمساعدة ادارة ما او شخص معين ، فمثلا يكون لدى المنظمة مشروع ما سيتم تنفيذه خلال فترة زمنية محددة ( سنة او اقل على سبيل المثال ) فتكون لهذا المشروع مجموعة من الوحدات يكون من ضمنها وحدة سكرتارية وتنتهي بنتهاء المشروع .
_______________ قبل أن تغادر ننصحك بهذه المواضيع ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الصفات الواجب توافرها في السكرتير   ، أهمية السكرتارية   ،   علاقة السكرتارية بأبرز وظائف الادارة

قد يهمك أيضا :

أنواع السكرتارية
4/ 5
Oleh